會(huì)議方案是會(huì)議組織安排的總綱,，制定會(huì)議方案應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)方面,。一是周密細(xì)致,、程序規(guī)范。會(huì)議方案要緊緊圍繞大會(huì)總體的工作目標(biāo)任務(wù),，明確會(huì)議日程安排及各項(xiàng)議程之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系,，合理安排會(huì)議議程，使各場次會(huì)議能順利銜接,，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū),。方案一般應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間地點(diǎn),、出席人員,、會(huì)議任務(wù)、議程,、工作組設(shè)置及文件起草工作,、會(huì)務(wù)秘書工作、組織人事工作,、宣傳報(bào)道工作,、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作等內(nèi)容,。二是加強(qiáng)溝通,，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。一方面,，要加強(qiáng)對上的溝通請示工作,。大型會(huì)議規(guī)格高、影響大,、議題重要,，在組織籌備會(huì)議的過程中，必須加強(qiáng)與本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)的溝通請示工作,。另一方面,，要加強(qiáng)橫向的溝通銜接工作。大型會(huì)議的順利開展,，是會(huì)務(wù)組織部門與文件起草,、組織人事、宣傳報(bào)道,、后勤服務(wù),、安全保衛(wèi)等部門密切配合、相互協(xié)作的結(jié)果,，因此在會(huì)議籌備期間,，必須加強(qiáng)與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調(diào)整工作進(jìn)度,，加強(qiáng)配合,，共同推進(jìn)籌備工作有序進(jìn)行。三是細(xì)化分工,、倒排工序,。要逐項(xiàng)細(xì)化分解任務(wù)、確定職責(zé)分工,，使各部門明確會(huì)議每個(gè)階段,、每個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和分工，避免出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象,。要召開一次精彩的會(huì)議,，您可以通過創(chuàng)建精心制作的議程來做到這一點(diǎn)。大型會(huì)議服務(wù)人員培訓(xùn)

開會(huì)過程中的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：1.堅(jiān)守崗位,、維護(hù)會(huì)場安靜環(huán)境,，無關(guān)人員不得入內(nèi)。2.隨時(shí)為會(huì)場出入人員開門,。3.音響,、燈光等要有專人值班，不得擅離崗位,，保證會(huì)議順利進(jìn)行,。4.又是找人時(shí)，服務(wù)員要通過會(huì)議工作人員聯(lián)系,，不能直接找或高聲呼叫,。5.與會(huì)務(wù)有關(guān)的電話，應(yīng)與會(huì)議工作人員聯(lián)系接聽,，不得隨意處理,，防止誤事。6.適時(shí)續(xù)水,。7.會(huì)間可視情況送小毛巾,。8.適應(yīng)補(bǔ)送熱水瓶的開水,。9.會(huì)間如休息應(yīng)先清理廢棄物。10.隨時(shí)觀察會(huì)議室溫度及音響效果,，并及時(shí)調(diào)整,。大型會(huì)議服務(wù)人員培訓(xùn)會(huì)前檢查，要嚴(yán)格細(xì)致,。

會(huì)場的布置包括會(huì)場四周的裝飾和坐席的配置,。一般大型的會(huì)議，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容,，在場內(nèi)懸掛橫幅,。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?？稍跁?huì)場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景,、盆花；桌面上如需擺放茶杯,、飲料,，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀,、統(tǒng)一?，F(xiàn)代化的會(huì)議離不開各種輔助器材，在召開會(huì)議之前,，就應(yīng)該把各種輔助器材準(zhǔn)備妥當(dāng),。這些資料包括桌椅、茶水,、簽到簿,、名冊、會(huì)議議程,、黑板,、白板、筆等,。接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位,、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分簽到,、引座,、接待三個(gè)崗位。

會(huì)議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：1．服務(wù)員上崗前要按規(guī)定化妝,、修飾,，認(rèn)真整理工裝、工牌,，儀容儀表端莊,、整潔,、精神飽滿；提前到達(dá)會(huì)場,。2．會(huì)場內(nèi)衛(wèi)生整潔,，會(huì)場所需物品擺放整齊、美觀,。3．迎賓站立時(shí)保持正確站姿,，真誠微笑來賓到達(dá)時(shí)要熱情迎候,，依次接待,。4．給來賓提供服務(wù)要主動(dòng)、熱情,、耐心,、周到，回答來賓問題要得體,、明確,。5．給來賓引位要及時(shí)，客人入座后1分鐘內(nèi)需倒上茶水,，遞上香巾,。6．會(huì)議進(jìn)行中，每隔10——15分鐘,，及時(shí)增添茶水,。7．會(huì)議進(jìn)行中，服務(wù)員應(yīng)站在合適的位置,，悉心觀察會(huì)場狀況,。8．送客人時(shí)，要及時(shí)提醒客人拿好物品,，并道“請走好”,。9．會(huì)后清理工作要及時(shí)、仔細(xì),。在會(huì)議準(zhǔn)備工作中,，不可避免地涉及許多文字工作，例如會(huì)議通知,、會(huì)議報(bào)告,、會(huì)議記錄、工作總結(jié)等,。

傳統(tǒng)的會(huì)議過程中,，會(huì)議召開前后，需要對會(huì)場進(jìn)行布置,、打掃,，會(huì)議過程中添茶加水,、設(shè)備控制等都需要會(huì)務(wù)人員不斷進(jìn)行服務(wù)，傳統(tǒng)的會(huì)議模式下,，可能會(huì)出現(xiàn)服務(wù)不及時(shí)的情況,，影響會(huì)議進(jìn)程和開會(huì)體驗(yàn)。整個(gè)會(huì)議過程不流暢,，時(shí)常出現(xiàn)中斷,，會(huì)讓參會(huì)者對會(huì)議組織的能力產(chǎn)生質(zhì)疑，不僅會(huì)影響會(huì)議效果,，也會(huì)讓人對會(huì)議組織者產(chǎn)生潛在的不好印象,。會(huì)中的茶水服務(wù)、設(shè)備管理,，會(huì)后的打掃等,，能夠確保會(huì)議連貫流暢的舉行，彰顯會(huì)議組織者的專業(yè)性,。賓客全部離開會(huì)場后,，服務(wù)員要檢查會(huì)場有無客人遺忘的物品。高新區(qū)一站式會(huì)議服務(wù)場地出租

超前主動(dòng),，做好場前服務(wù),。大型會(huì)議服務(wù)人員培訓(xùn)

服務(wù)的流程：一般而言，作為專業(yè)的會(huì)議服務(wù)公司,，對于會(huì)議服務(wù)流程的把握應(yīng)該更專業(yè)更到位,，會(huì)議服務(wù)流程大多經(jīng)過以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：1、策劃：作為專業(yè)的會(huì)展代理公司,，我們提供會(huì)展企劃代理,，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、招展企劃,、?huì)議回執(zhí)等等。2,、咨詢：在此階段,，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出自己的預(yù)案供選擇——譬如在預(yù)算范圍內(nèi)適宜的會(huì)議場所,、推薦參加者下榻的酒店,、選擇合適的餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會(huì)展交通流程,、接待流程等,。大型會(huì)議服務(wù)人員培訓(xùn)

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