會議方案是會議組織安排的總綱，制定會議方案應(yīng)當注意以下幾個方面,。一是周密細致,、程序規(guī)范。會議方案要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務(wù),，明確會議日程安排及各項議程之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系,，合理安排會議議程，使各場次會議能順利銜接,，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū),。方案一般應(yīng)包括會議名稱、時間地點,、出席人員,、會議任務(wù)、議程,、工作組設(shè)置及文件起草工作,、會務(wù)秘書工作、組織人事工作,、宣傳報道工作,、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作等內(nèi)容,。二是加強溝通,，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。一方面,，要加強對上的溝通請示工作,。大型會議規(guī)格高、影響大,、議題重要,，在組織籌備會議的過程中，必須加強與本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)的溝通請示工作,。另一方面,，要加強橫向的溝通銜接工作。大型會議的順利開展,，是會務(wù)組織部門與文件起草,、組織人事,、宣傳報道、后勤服務(wù),、安全保衛(wèi)等部門密切配合,、相互協(xié)作的結(jié)果，因此在會議籌備期間,，必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作,，合理調(diào)整工作進度，加強配合,，共同推進籌備工作有序進行,。三是細化分工、倒排工序,。要逐項細化分解任務(wù),、確定職責分工，使各部門明確會議每個階段,、每個環(huán)節(jié)的職責和分工，避免出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象,。及時準確的提醒引導(dǎo),，對于議題緊湊銜接、節(jié)省會議時間十分關(guān)鍵,。西山區(qū)專業(yè)會議服務(wù)公司

開會過程中的服務(wù)標準：1.堅守崗位,、維護會場安靜環(huán)境，無關(guān)人員不得入內(nèi),。2.隨時為會場出入人員開門,。3.音響、燈光等要有專人值班,，不得擅離崗位,，保證會議順利進行。4.又是找人時,，服務(wù)員要通過會議工作人員聯(lián)系,，不能直接找或高聲呼叫。5.與會務(wù)有關(guān)的電話,，應(yīng)與會議工作人員聯(lián)系接聽,，不得隨意處理，防止誤事,。6.適時續(xù)水,。7.會間可視情況送小毛巾。8.適應(yīng)補送熱水瓶的開水,。9.會間如休息應(yīng)先清理廢棄物,。10.隨時觀察會議室溫度及音響效果,，并及時調(diào)整。西山區(qū)專業(yè)會議服務(wù)公司一般會議的時間性很強,，都強調(diào)準時開始,，準時結(jié)束。

對會議細節(jié)進行逐項演練,。會前要對每場大會的每項任務(wù)和分工進行逐項推演,，對可能出現(xiàn)的情況和問題提早研究解決辦法，在此基礎(chǔ)上制定詳細的分工明細表,，使每個人都清楚自己的任務(wù),，并了解其他人的任務(wù)，確保工作沒有漏洞,、任務(wù)沒有漏項,、人員沒有漏位。二是在會場住地進行實地演練,。隨著會期臨近,，會務(wù)組織者應(yīng)深入會場、住地,，根據(jù)大會日程一項項地對會務(wù)細節(jié)進行實地演練,，按照“提前兩個小時”“提前一個小時”的標準做好會議場地布置工作，即每一個會場提前幾天布置完畢,，每一項活動提前幾天部署到位,；會務(wù)工作者提前兩個小時到達會場，一切準備工作提前兩個小時就緒,；全體會議時組織會議人員和列席人員提前一個小時入場,。三是臨近會議前的重點環(huán)節(jié)演練。牽牛要牽牛鼻子,，籌備大型會議也要善于抓住其中的重點關(guān)節(jié),，如果大會的重點環(huán)節(jié)出現(xiàn)瑕疵，整個大會的效果就會大打折扣,，甚至出現(xiàn)無法挽回的不良影響,。對待重點環(huán)節(jié)，要加強會前演練,，做到思想上高度重視,、精力上重點傾斜、細節(jié)上重點考慮,，確保萬無一失,。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容,，在場內(nèi)懸掛橫幅,。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景,、盆花；桌面上如需擺放茶杯,、飲料,，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀,、統(tǒng)一?，F(xiàn)代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前,，就應(yīng)該把各種輔助器材準備妥當,。這些資料包括桌椅、茶水,、簽到簿,、名冊、會議議程,、黑板,、白板、筆等,。接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進入各自的崗位,、并進入工作狀態(tài),。一般的接待工作分簽到,、引座、接待三個崗位,。要細化會議籌備任務(wù)分工,，明確任務(wù)和責任人，確保每項工作有人負責,，特殊情況有人處理,。

會議服務(wù)接待標準：1、目的為了規(guī)范會議接待行為,，統(tǒng)一服務(wù)標準,，持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好會議接待服務(wù),。還適用范圍適用于大廈各類會議接待工作,。3、職責：客戶部負責會議接待的具體實施,?？蛻魡T負責會議登記和提前確認工作,，確保會議如期召開；并記錄好會議召開的單位,、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來決定會議的大小,，采取相應(yīng)的服務(wù)措施；客戶部負責安排工作人員對會議室進行布置,，保障會議室整潔舒適,；會議接待員負責在會議進行期間巡查，及時處理突發(fā)事件,，確保會議順利進行,。一個好的會議是有組織的。盤龍區(qū)大型會議服務(wù)細節(jié)

分工落實,，要準確高效,。西山區(qū)專業(yè)會議服務(wù)公司

作好會前準備保時間：一是做好會議演練。會前演練有利于會務(wù)工作者發(fā)現(xiàn)問題,、查堵漏洞,、熟悉流程，是確保會議流暢運轉(zhuǎn)的有效措施,。比如有選舉事項的大會,，就需要會前召集選舉會議主持人和所有涉及選舉任務(wù)的工作人員舉行演練，特別是對選票收發(fā),、投票,、計票等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)反復(fù)演練,、調(diào)整完善,，確定合理、高效的運行方案,，保障選舉順利進行,。二是做好材料把關(guān)。要根據(jù)方案嚴控匯報,、發(fā)言的材料篇幅,，會前嚴格把關(guān)，并要求發(fā)言時開門見山,、直奔主題,；對需在會上審議的文件材料，會前要充分征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),、部門意見,，認真修改完善，確保上會材料質(zhì)量。三是做好會場布置,。要制作會場座位圖,，合理安排匯報人座席，使其盡可能靠近匯報席,。提前檢查匯報席設(shè)置,、名簽順序是否正確，會議材料是否齊全完整,，主持詞,、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是否預(yù)留等，并確認音響,、視頻,、話筒等是否正常，防止“小事上翻船”,，影響會議進程,，拖延會議時間。西山區(qū)專業(yè)會議服務(wù)公司

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