檔案數(shù)字化的圖像存儲(chǔ)是對(duì)掃描后形成的圖像文件,，采用JPEG彩色格式存儲(chǔ),，同時(shí)生成JPEG格式文件,。紙質(zhì)檔案形成的JPEG格式電子圖像文件形成對(duì)應(yīng)的PDF文件,。按照案卷形成的規(guī)律進(jìn)行多頁(yè)文件的合并及PDF文件轉(zhuǎn)換，便于掛接和利用,。條目著錄要求對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行看圖著錄,，在錄入數(shù)據(jù)同時(shí)做好校對(duì)、質(zhì)檢工作,，核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整,、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,，發(fā)現(xiàn)不合格數(shù)據(jù)時(shí)須進(jìn)行修改或重錄,，確保著錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并按要求建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),。掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù),，盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。北京城建檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化前處理要求對(duì)案卷封面上的全宗名稱,、案卷題名,、責(zé)任者、文種,、保管期限,、時(shí)間、文字等書寫是否規(guī)范,，前后是否統(tǒng)一,；檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào),、案卷號(hào),、頁(yè)號(hào)）是否正確,，有無(wú)空號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象,；卷內(nèi)文件份數(shù)與實(shí)際是否相符等進(jìn)行核查和修正,。包括對(duì)案卷內(nèi)情況與原目錄不一致處應(yīng)建立勘誤表進(jìn)行登記、同時(shí)對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行稿本選擇,、拆卷,、分件、排序,、標(biāo)頁(yè),、擬標(biāo)題等；檢查檔案實(shí)體頁(yè)碼情況,，原頁(yè)碼無(wú)誤的不做修改,；無(wú)頁(yè)碼或原頁(yè)碼錯(cuò)誤、 遺漏的需用鉛筆重新編制頁(yè)碼,。浙江文書檔案數(shù)字化加工流程掃描分辨率的選擇,，應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整,，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素,。

數(shù)字檔案室的特點(diǎn)還有檔案利用知識(shí)化、檔案數(shù)字化,。數(shù)字檔案室將文書,、照片、錄音,、錄像等各類信息載體與信息來(lái)源在知識(shí)單元的基礎(chǔ)上有機(jī)組織并鏈接起來(lái),，以動(dòng)態(tài)分布的方式為用戶提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)由檔案的提供向知識(shí)的提供轉(zhuǎn)變,。數(shù)字檔案室的建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循“資源為先,，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體推進(jìn),，確保安全”的原則,，統(tǒng)籌規(guī)劃，積極實(shí)施,，務(wù)求實(shí)效,。資源為先。資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的根本,。數(shù)字檔案室應(yīng)堅(jiān)持“資源為王”,，著眼于數(shù)字檔案資源建設(shè)，著重于非數(shù)字檔案的數(shù)字化和數(shù)字檔案的及時(shí),、完整,、有效歸檔,，規(guī)劃設(shè)計(jì)以保證數(shù)字檔案資源建設(shè)質(zhì)量為根本出發(fā)點(diǎn)。數(shù)字檔案室的建設(shè)應(yīng)該有助于保障數(shù)字檔案資源的齊全,、完整,，有利于數(shù)字檔案資源的有效管理和方便利用。

檔案數(shù)字化掃描加工要求按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》,，根據(jù)檔案實(shí)體情況選用合適的掃描設(shè)備,，圖像分辨率不低于300dpi,特殊情況，如文字偏小,、密集,、清晰度較差等，提高分辨率,。保存形式JPGE,、PDF。掃描前檔案處理是在檔案掃描前將檔案拆分,，保證紙張平整,、撫平邊角。如遇到檔案紙張質(zhì)地脆弱,，不適合反復(fù)拆裝訂的檔案,，應(yīng)采用不拆卷掃描設(shè)備和方式進(jìn)行掃描。掃描方式是根據(jù)檔案幅面大小選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備和方式,。對(duì)于檔案中的折子頁(yè)、圖紙,、表格等,，一般應(yīng)平攤開后進(jìn)行整幅掃描。各單位應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度,、開放程度,、利用率、亟待搶救程度,、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃,。

檔案數(shù)字化加工的著錄是將整理后的檔案，按照檔案標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》結(jié)合用戶檔案著錄的具體要求,，將案卷目錄和卷內(nèi)目錄的原始數(shù)據(jù),、主題標(biāo)引、分類標(biāo)引錄入到軟件數(shù)據(jù)庫(kù)里,。按照原件實(shí)體檔案條目,，對(duì)錯(cuò)誤檔案目錄數(shù)據(jù)修改和補(bǔ)充的數(shù)據(jù)，須填寫更改資料并放入案卷內(nèi),，卷內(nèi)目錄不全的需補(bǔ)充完整,。檔案掃描是紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵步驟,。原件的掃描與存儲(chǔ)格式應(yīng)完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描，對(duì)實(shí)際掃描卷數(shù),、每卷的頁(yè)數(shù)要做好登記,。為強(qiáng)化數(shù)字化工作的安全性，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外聘工作人員的審核,。浙江文書檔案數(shù)字化加工流程

原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描,，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁(yè)面應(yīng)加以標(biāo)注,。北京城建檔案數(shù)字化

在檔案數(shù)字化加工過(guò)程是完成紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化的過(guò)程,，提升檔案查詢效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享,，主要步驟有檔案整理,、著錄、掃描,、圖像處理,、數(shù)據(jù)掛接等檔案工作人員拿到檔案后，首先要對(duì)檔案進(jìn)行分類整理,，包括對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),，核對(duì)檔案頁(yè)碼，粘貼頁(yè)撕開,，頁(yè)號(hào)編寫有誤的重新編號(hào),，對(duì)可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時(shí)的批次處理,。如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處理；如果文件存在破損,，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)并做好標(biāo)注,；對(duì)于文件破損嚴(yán)重不能修復(fù)掃描的應(yīng)做好區(qū)分標(biāo)注。北京城建檔案數(shù)字化

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