數(shù)字檔案室/數(shù)字檔案館是檔案綜合管理平臺(tái),，集成多個(gè)管理系統(tǒng)，子系統(tǒng)可單獨(dú)訪問(wèn)使用,。子系統(tǒng)功能可實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類(lèi)型檔案的收,、管、存,、用,，根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型不同分為五大功能區(qū)檔案管理、人事檔案,、編研編撰,、遠(yuǎn)程服務(wù)、展示利用,。智慧檔案室/智慧檔案館是在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上,通過(guò)采集終端和有線,、無(wú)線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng),、互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)互聯(lián),建設(shè)集教育,、研究、互動(dòng),、展示,、利用為一體的“互聯(lián)網(wǎng)+展館”。智慧檔案館以智慧管理為中心,，以IOT,、Mobilelntent、CloudComputing,、BigData為中心技術(shù),，實(shí)現(xiàn)檔案館的運(yùn)營(yíng)智能化、服務(wù)智能化,、數(shù)據(jù)智能化,、利用智能化，充分實(shí)現(xiàn)管理智能化,。但如今檔案工作者面對(duì)的,，不再是多遠(yuǎn)的路，而是一條奔騰,、日夜不息的信息河,！江蘇機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室

數(shù)字檔案室實(shí)體檔案門(mén)類(lèi)的擴(kuò)展管理，應(yīng)能擴(kuò)展管理新增的實(shí)體檔案門(mén)類(lèi),，且具備新增實(shí)體檔案門(mén)類(lèi)的分類(lèi),、編目、著錄,、檢索,、利用,、鑒定、處置,、統(tǒng)計(jì),、移交、審計(jì),、用戶管理等一系列功能,。分類(lèi)方案的擴(kuò)展管理，應(yīng)能靈活配置各門(mén)類(lèi)檔案資料分類(lèi)方案,，支持對(duì)檔案門(mén)類(lèi),、年度、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題,、保管期限等著錄項(xiàng)值域的擴(kuò)展定義,，尤其是多級(jí)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類(lèi)方案的擴(kuò)展配置。元數(shù)據(jù)方案的擴(kuò)展管理,，應(yīng)能適度擴(kuò)展設(shè)置電子檔案管理所需的元數(shù)據(jù)元素,；應(yīng)能根據(jù)同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求，配置生成基于可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言（XML）格式的電子檔案及其元數(shù)據(jù)移交數(shù)據(jù)包,。機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)包括哪些檔案行業(yè)的探索也從未停止,，從國(guó)家檔案局到各地檔案部門(mén)，檔案**到基層檔案工作者,。

電子文件歸檔系統(tǒng)對(duì)不同組織形式（有卷,、無(wú)卷）檔案分庫(kù)、不同信息形態(tài)（文字,、圖片,、影像、錄音)檔案同庫(kù)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)方案及其配套的檔案著錄格式,，數(shù)字檔案處理技術(shù),，較好地解決了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文件、實(shí)體文件并列運(yùn)行階段的文件歸檔管理及多媒體檔案信息的綜合管理,。電子文件歸檔系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則配置,。設(shè)有數(shù)據(jù)通道，系統(tǒng)支持自定義配置數(shù)據(jù)來(lái)源系統(tǒng)名稱,、數(shù)據(jù)接收門(mén)類(lèi)代號(hào),，從而自定義創(chuàng)建數(shù)據(jù)通道。具有映射規(guī)則,，系統(tǒng)支持元數(shù)據(jù)映射規(guī)則配置,，對(duì)來(lái)源系統(tǒng)字段英文名稱、來(lái)源系統(tǒng)字段中文名稱、映射的綜合檔案系統(tǒng)字段進(jìn)行自定義配置,。

云展管理系統(tǒng)的圖片管理模塊用于對(duì)圖片信息等數(shù)字檔案進(jìn)行收錄和管理,，通過(guò)該模塊用戶可以上傳圖片并對(duì)圖片進(jìn)行標(biāo)記便于檢索利用，如：時(shí)間,、地點(diǎn),、人物、拍攝者等信息,。上傳成功后可以根據(jù)實(shí)際情況選擇是否發(fā)布到前臺(tái)展示，既可以對(duì)單位圖片信息進(jìn)行有效的保存管理同時(shí)又能對(duì)外展示利用,。電子書(shū)管理模塊用于電子書(shū)的制作,、生成、管理和發(fā)布,，電子書(shū)源文件支持出版社提供的常見(jiàn)的PDF格式,，系統(tǒng)支持PDF一鍵生成電子書(shū)，復(fù)制源文件排版以及樣式還原實(shí)體紙質(zhì)書(shū)真實(shí)面貌,，極大的提高了用戶的閱讀體驗(yàn),。檔案學(xué)會(huì)到檔案服務(wù)企業(yè)， 希翼抓住時(shí)代機(jī)遇,，讓檔案工作在時(shí)代發(fā)展中發(fā)揮更大作用,。

樣板檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括檔案管理制度建設(shè),、數(shù)字檔案資源建設(shè),、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè),，需要單位檔案部門(mén),、信息化部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和保密部門(mén)共同參與實(shí)施,。主要包括,，單位實(shí)體檔案的規(guī)范化管理，具體包括建章立制,、確定實(shí)體檔案分類(lèi),、歸檔范圍及保管期限，明確各類(lèi)型檔案的相關(guān)責(zé)任者,、審批人,，為檔案基礎(chǔ)資源建設(shè)提供保障；完成已存實(shí)體檔案的收集,、集中整理和檔案數(shù)字化工作,；實(shí)現(xiàn)新增檔案的網(wǎng)上立卷、OA在線歸檔、網(wǎng)上審核,、歸檔入庫(kù),、管理和查詢利用工作，紙質(zhì)與電子檔案雙套制同步歸檔,。對(duì)于無(wú)法用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目,，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)。浙江高校數(shù)字檔案室建設(shè)指南

及時(shí)對(duì)技術(shù)要求進(jìn)行細(xì)化和調(diào)整,，使之符合當(dāng)前紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的實(shí)際需求是此次修訂的一項(xiàng)重要任務(wù),。江蘇機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室

數(shù)字檔案室的數(shù)字檔案資源應(yīng)包含文書(shū)、聲像（照片,、錄音,、錄像）、科技,、專業(yè)等各門(mén)類(lèi)電子檔案,、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本和數(shù)字資料等，若條件成熟,，公務(wù)電子郵件,、網(wǎng)頁(yè)等門(mén)類(lèi)的電子檔案也應(yīng)作為數(shù)字檔案資源建設(shè)內(nèi)容。數(shù)字檔案資源建設(shè)的基本要求是齊全完整,、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,。齊全完整性要求包括歸檔保存的數(shù)字檔案資源門(mén)類(lèi)應(yīng)齊全、完整,，各門(mén)類(lèi)電子檔案或數(shù)字副本應(yīng)齊全,、完整，能夠系統(tǒng)反映本單位履行主要職責(zé)的過(guò)程,；關(guān)于同一事由的往來(lái)文件以及文件的組件應(yīng)齊全,、完整，文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以保存,；各門(mén)類(lèi)電子檔案內(nèi)容信息處于原始狀態(tài),，基本元數(shù)據(jù)齊全、完整,。江蘇機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室

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