商務會議的會議模式——交互式電話會議： 交互式電話會議非常經(jīng)濟，他可以經(jīng)常召開,；這種會議方式實現(xiàn)起來非常簡便,。與視頻會議不同，交互式電話會議只提供多方語音的交流,，不需要看見每個人的面容,。 交互式電話會議的特點：經(jīng)濟實惠、使用方便,、管理簡易,、容量龐大、功能強大,。 實現(xiàn)方式： （1）用戶向通信公司提出會議要求,，由通信公司為用戶分配會議接入號碼。 （2）系統(tǒng)可通過密碼鑒權(quán)方式對所有與會者進行身份鑒別,。 （3）會議主持人既可通過話機終端,按相應功能鍵完成會議主持功能,也可以通過電腦連接到會議平臺,，通過WEB界面完成主持人操作；與會者可利用話機終端申請發(fā)言和討論,。會議接待人員要有大局觀念,，局部服從大局，從整體出發(fā),，不能只考慮個人利益,。海珠區(qū)商務會議服務流程

會議服務布置會場： 1、準備設備與物品 （1）操 作 規(guī) 則：①根據(jù)會議通知單要求,，準備好所需設備（燈光,、音響、話筒,、空調(diào)等）,。②準備服務用品（臺布、燈光,、桌裙,、鉛筆、信紙、茶杯,、會標,、旗幟、音帶,、指示牌,、鮮花等）。 （2）質(zhì)量標準或要求：設備完好,、有效,，用品齊備、清潔,、完美,、莊重。 2,、確定臺型并擺臺 （1）操 作 規(guī) 則：根據(jù)會議性質(zhì)和主辦單位要求,，確定主臺位置，合理設置臺型,。 （2）質(zhì)量標準或要求：①臺型符合要求,，能烘托會議主題。②桌子擺放整齊,、無搖晃,。③桌位等于或略多于會議人數(shù)。 3,、擺椅子 （1）操 作 規(guī) 則：雙手輕提椅背,，用右膝蓋輕頂椅背，依次將椅子放在桌后,，椅子前沿與桌面邊緣相切,。 （2）質(zhì)量標準或要求：①搬輕放，椅子干凈,，排放整齊美觀,。②課桌式橫看、豎看,、斜看成一條直線,。③準備若干把椅子備用。天河區(qū)企業(yè)商務會議服務單位會議服務人員在與會人員入場前,，應站立在會議廳門口兩側(cè),，有禮貌地向賓客點頭致意。

會議服務標準詳情介紹： 1,、熟知舉辦會議單位與會人數(shù),、會議主題、時間,、會標,、臺型要求、所需物品與設備及特殊要求,。 2,、 會議桌、椅擺放要整齊,，在一條直線上,。蓋杯要放在杯墊上，擺在座位的右上方,，杯把朝右側(cè),，擺放位置要求在一條直線上。煙缸三位共用一個,，擺放時與杯子成一條直線,。 3、音質(zhì)好,，無噪音,，音量適中，所有座位均能聽清,，其他用品齊備,、清潔、完美,、莊重,。 4、會議開始前半小時,，備好充足開水,、調(diào)試音響，開啟照明,、調(diào)節(jié)空調(diào)溫度(靈活控制),。 5、檢查臺形是否符合要求,，臺面要整潔,，各種用具干凈、齊全,，擺放符合標準,。 6、根據(jù)客人要求,，將指示牌放在特定位置,。 7,、服務員于開會前的30分鐘，精神飽滿地在門口等候,。VIP會議于會前1小時到崗,，精神飽滿地在門口迎候。

會議服務布置會場： 1.擺信箋,、鉛筆 （1）操 作 規(guī) 則：①將信箋輕放于每個座位的桌面上,，紙與紙間距均勻，紙下邊距桌邊兩指,。②筆削好斜放于信箋上,。 （2）質(zhì)量標準或要求：①信箋中心線在一條直線上。②筆尖朝前呈45度擺放在信箋上,。③筆尾靠信箋下端,，標志朝上。 2.擺茶杯 （1）操 作 規(guī) 則：①左手端托,，右手將配有墊碟的茶杯均勻放在桌面上杯柄朝右,，杯內(nèi)茶葉統(tǒng)一放置、適量,。②無墊碟改放杯墊,，或根據(jù)主辦單位要求放礦泉水。 （2）質(zhì)量標準或要求：①擺放整齊,、統(tǒng)一,，茶碟右邊緣與椅子右邊緣在一條直線上。②課桌式,，茶杯擺放橫看,、豎看、側(cè)看都呈一條直線,。③回字式,，茶杯擺放側(cè)看平行、整齊,、美觀,。④杯碟上邊緣與桌邊距3—3.5cm。杯柄與桌面約成45度角,。 3.擺香巾籃 （1）操 作 規(guī) 則：左手端托,，右手將香巾籃放于茶碟右側(cè)。 （2）質(zhì)量標準或要求：香巾籃完好,、潔凈,，左邊緣距茶碟2-2.5cm，上邊緣距桌邊3cm,。會議接待人員舉止要莊重,、文明,，無論站、坐,，姿勢要端正,。

會中服務： 1.煙灰缸 （1）操 作 規(guī) 則：煙灰缸內(nèi)煙頭超過5個或每20分鐘進行更換，放置時小指墊于缸底,，以防發(fā)出聲響 （2）質(zhì)量標準或要求：服務員進入會議室服務時，應抬頭挺胸,、大方得體,；動作敏捷，輕拿輕放,，先取走已滿煙灰缸,，在遞送新的 2.會中特殊情況處理 （1）操 作 規(guī) 則：①客人使用話筒時，視情況調(diào)節(jié)音量大小,。②主臺領導半小時不喝茶,，應重新更換一杯。③每20-30分鐘為臺下客人巡回補充茶水一次,。如主要客人開始講話則停止一些茶水活動 （2）質(zhì)量標準或要求：保持會場安靜,，做到“三輕”“四勤”，不打擾客人,。 3.會中休息服務 （1）操 作 規(guī) 則：快速進行會場小整理,，補充、更換物品,。 （2）質(zhì)量標準或要求：動作敏捷,，輕拿輕放，保持安靜,。 4.送客 （1）操 作 規(guī) 則：會議結(jié)束前的10分鐘,，服務員應站在門口，微笑著向客人道別,。 （2）質(zhì)量標準或要求：站姿正確,，面帶微笑。會前派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃,、住,、會議場地、游,、娛樂等相關(guān)方面的情況,。天河區(qū)企業(yè)商務會議服務單位

會務服務包括眾多服務項目。海珠區(qū)商務會議服務流程

會議方案是組織籌備會議的總遵循,，是從源頭把控會議時間的重要依據(jù),。 一是精心設計會議方案,。根據(jù)議題的重要性和議題之間的連貫性，科學合理確定會議議程,，分配議題時間,、明確時間節(jié)點，保障會議運轉(zhuǎn)高效順暢,。 二是協(xié)助領導選定議題,。要根據(jù)會議性質(zhì)和議題輕重緩急，向領導建議較為合適的議題數(shù)量,，防止因議題數(shù)量過多而導致固定時間內(nèi)討論不充分或會議時間被延長,。比如，征求意見座談會一般應一會一題,，研究具體事項的會議一般應控制在五項議題內(nèi),。要與議題承辦部門充分溝通，共同做好上會議題有關(guān)準備工作,，對醞釀不成熟,、準備不充分的議題，及時建議領導推遲上會,。 三是制定重點環(huán)節(jié)分項方案,。會議的重點、復雜環(huán)節(jié)要準備細致,，詳細制定運行流程,。比如會中轉(zhuǎn)換議題、頒獎等,，涉及人員轉(zhuǎn)場,、會場布置等，從人員排序站位,、移動路線,，到服務人員進場時機、會場布置方式,、所需時間等各環(huán)節(jié)要事先明確,，做到變而有序、快而不亂,。海珠區(qū)商務會議服務流程

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