破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質(zhì)檔案，應先由專業(yè)技術員進行技術修復,。折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應先進行壓平等相應技術處理。數(shù)據(jù)庫結構的設計應特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系,，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用,。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對紙質(zhì)檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數(shù)據(jù)庫,，形成準確,、完整的目錄數(shù)據(jù),。數(shù)據(jù)庫選擇應考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換,。掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔多實體破壞性小的掃描設備進行數(shù)字化,。檔案數(shù)字化相關法律法規(guī),。海南人事檔案數(shù)字化

紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應設置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質(zhì)檔案,，并對紙質(zhì)檔案的領取與歸還進行嚴格管理,，認真做好檢查、清點,、登記等工作,，確保紙質(zhì)檔案的安全。數(shù)字化前處理確定掃描頁原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描,，不宜進行挑掃,。如有不需要掃描的頁面應加以標注。編制頁號1應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號,。2重新編制頁號時,，應在統(tǒng)一位置書寫頁號,，且不壓蓋檔案內(nèi)容。3書寫頁號所使用的筆,、墨等不應破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響,。4應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記,。湖南實物檔案數(shù)字化平臺紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,。

應建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作組織，對數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃,、組織實施,、協(xié)調(diào)管理、安全保障,、技術保障,、監(jiān)督檢查、成果驗收等,，確保數(shù)字化工作的順利開展,。應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業(yè)務并具有較高的調(diào)查研究水平和良好的組織領導能力的管理人員,，熟悉相關標準規(guī)范并能夠為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術支持的技術人員,，掌握一定數(shù)字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。應通過科學規(guī)范的管理制度,，對工作人員進行規(guī)范化管理,。為強化數(shù)字化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核,。

驗收內(nèi)容紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像,、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù),、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件,、存儲載體等。應對目錄數(shù)據(jù)進行驗收,，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容,、格式等的準確程度、必填項是否填寫等,。應對元數(shù)據(jù)進行驗收,，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。應對數(shù)字圖像進行驗收,，主要包括數(shù)字化參數(shù),、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性,、排列順序的準確性,、圖像質(zhì)量等。應對數(shù)據(jù)掛接進行驗收,，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對應的數(shù)字圖像的掛接的準確性等,。紙質(zhì)檔案數(shù)字化標準,。

存儲格式紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像利用時,，也可從網(wǎng)絡瀏覽速度、易操作性,、存儲空間占用等方面進行綜合考慮,，將圖像轉(zhuǎn)換為PDF等其他格式。同一批檔案應采用相同的存儲格式,。圖像命名應以檔號為基礎對數(shù)字圖像命名,。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的真實性。建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件,，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名,。數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像命名,。應科學建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑,，確保數(shù)據(jù)掛接的準確性。檔案數(shù)字化加工場所,。海南人事檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化的合理規(guī)劃,。海南人事檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化注意事項：書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響,。應將破損頁面,、缺頁等特殊情況進行登記。應以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂,。如需拆除裝訂物,，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排,。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案,，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復,。原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描,，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注,。海南人事檔案數(shù)字化