網(wǎng)站導航
面對5大差旅管理難題，行政都怎么做的,？
隨著**平穩(wěn),，各企業(yè)的差旅活動開始恢復了正常。在新一輪的差旅管理過程中,，有許多問題困擾著行政人：
特殊時期,，怎么管控差旅風險，保障出行員工安全,？
如何降低差旅成本,？
怎么平衡員工體驗？
我們根據(jù)大家**關心的幾個問題,，采訪了行業(yè)內的大咖們,。來聽聽他們給出的差旅管理實用小建議！
1
**下,，差旅風險管控怎么做,？
雖然國內**已經**平緩，但風險仍在,；與此同時,，國外還處在**的前期階段，危險程度更高,。在這樣的環(huán)境下,，如何保障出行員工安全成為大家**為關心的問題,。
作為行政人員，我們要怎么做,？大咖們給出了以下建議：
? 出差前：
①,、設置**及非**兩套事先審批規(guī)則，根據(jù)情況隨時調整,；
②,、能遠程不出差，必要性出差應提前向行政部報備,；
③,、行**助員工事先了解出差地，目的地的**防控政策,、交通,、住宿和所需提供檢驗證明等；
④,、若經行地涉及疫區(qū),，需要將相關防疫政策通知到副總級以上高管（因相關條款中涉及四方責任，老板有知情和評估權）
⑤,、如評估后不得不出行,，行政應將防疫安全等告知員工，留下應急通知電話,，并同步HR此出行（可能涉及隔離期等）,。
? 出差中：
① 在出差過程中，行政人員督促員工登記整個出差過程的活動軌跡,；
② 監(jiān)督員工匯報每日健康情況,；
③ **期間為減低風險，不鼓勵出差員工合住,。
? 出差后：
① 若員工出差途徑或去過疫區(qū),，返回后應盡量在家里遠程辦公7-14天，隔離觀察,。
② 核對員工行程軌跡,，檢查體溫等健康狀況。
2
如何通過制度,，來控制差旅成本,？
成本控制一直是差旅管理的**問題，而合理的制度是控制成本的有效方式,。
首先是管理制度
行政可以根據(jù)自己公司的實際情況,，從差旅標準、購買時間、預算劃分等多個方面建立一套完整的差旅管理制度,。
① 嚴格差旅等級管控,，不同級別的人員給出不同的差旅預算；
② 根據(jù)不同出差地點,，制定預算標準,。尤其是酒店標準，高了浪費,、太低則無法滿足需求,，普通員工400-450元（按照熱門城市和非熱門城市來）是非常合適的；
③ 在預算上,，差旅預算不要作為行政總預算，而是歸于各部門自己的預算中單獨考核,。這樣可以按人頭限價,，由部門內自行調控；
④ 購票時間是影響差旅成本的重要因素,，因此行政可以制定購票時間要求,。如：緊急情況下應購買4小時內低價的機票、非特殊情況則需要乘坐非上班期間的航班（9：30之前,，18：30之后）,，同時需要預定2小時內較低,；
⑤ 企業(yè)不放開員工自行預定機票的通道,，由專門的機票預定人員來對接預定服務，這樣可以嚴格按照公司各項預定要求來,。
其次,，是從審批制度上控制成本
① 設立審批流程，員工出差前需發(fā)起審批,。
② 在審批預算環(huán)節(jié)設置超標駁回,，其他所有導致費用額外增長的節(jié)點也都需事先審批，如行程,、日期、人員變更等,。
③ 所有因公差旅產生的費用，在實際出行后再進行報銷或結算,。
3
怎么避免因員工退改簽導致的額外支出？
出差行程中,，退改簽情況不可避免，但如果能降低發(fā)生比例,，差旅成本就可以進一步得到控制。在這里,，行政人可以：
①,、通過數(shù)據(jù)與調研了解原因。
每月底整理統(tǒng)計數(shù)據(jù),，了解員工臨時改簽,、取消行程的原因。是主觀原因還是被動因素（比如航班取消,、延誤等）,；
②、按照分析結果制定一定的策略方案,。
如果是被動因素,，則要提醒員工提前預判，關注天氣情況,、航班準點率,、提前確認出差行程、預約客戶時間等,；
如果是主觀原因,，一方面行政要制定一定的管理規(guī)則，另一方面可以通過激勵機制來降低改簽或取消率,，比如評選季度差旅節(jié)約小標兵等,。
4
企業(yè)怎么才能購買到更便宜的差旅機票？
購買更便宜的機票是每一個企業(yè)的差旅追求,。行政人可以從以下角度入手：
① 選擇低價時間段購入,，善用第三方平臺
a. 機票要提**-7天預定，且避開上午查機票,。每天下午預定的人數(shù)相對較少,，價格較便宜。
b. 使用差旅平臺,，通過比選差旅平臺進行系統(tǒng)管控,。比如預定時間低價損失控制，系統(tǒng)自動比選同一時段低價票等,。
c. 如果你司差旅需求量大,，可借助平臺直接與航司簽署優(yōu)惠價,，可同時享受會員優(yōu)惠。但這個方法有一定的門檻,，不適用于需求量小的情況,。
② 通過活動強化意識，激勵員工
a. 在公司內部不斷宣貫提前7天（這個根據(jù)己司情況來設置,，有的公司是4天）預定機票的要求,；
b. 在做數(shù)據(jù)分析時，把提前7天預定機票比例比較高的5個部門名稱列出來進行表揚,，并給與一定福利獎勵,；
c. 把沒有提前4天預定機票比例比較高的3個部門名稱進行公示。其中,，一些特殊部門,，比如長期無法提前預判出差的，不作為評估對象,。
5
在平衡差旅成本和員工體驗感中,，行政可以怎么做？
既要少花錢,，還要讓員工有相對好的體驗，這需要格外「用心」,。行政可以在流程等方面提升體驗,，讓員工得到便利和關懷。
① 無須員工墊付,，可以用集采方式供應商墊資或企業(yè)結賬（包括機票,，酒店，打車等）,；
② 精簡報銷審批流程,，減少員工報銷時間；
② 差旅優(yōu)惠輻射員工親屬,，增強員工歸屬感,；
④ 提升差旅溫度：員工入駐公司協(xié)議酒店后，在入住房間內放置特色物件或問候信,，讓員工感受到企業(yè)的關懷,；
⑤ 增設員工差旅反饋通道，收集意見建議,，盡量滿足員工,；
⑥ 非**時期，鼓勵同性別員工合住,，不發(fā)生住宿費時,，員工可拿補貼,。
***的差旅管控，不僅要對成本比例進行高效控制,，同時也要提升員工滿意度,。
對于行政來說，對工作流程的提升,、平臺供應商的甄選管理,、數(shù)據(jù)化分析也在管理中變得越來越重要。
如何平衡成本和員工體驗,，優(yōu)化差旅管理,，或許會成為一個永恒的話題，需要行政人不斷探索改進,！
-END-
天泰商旅
深圳市天泰網(wǎng)絡技術有限公司致力于航空出行領域的企業(yè)差旅管理服務,、政企機票采購和電子客票零售業(yè)務，年銷售額過130億元,，擁有全國超1000家企業(yè)差旅管理實施的豐富經驗,。
公司信息
我要咨詢
每日熱詞
