電子文件管理系統(tǒng)主要包含檔案數(shù)字化后,，電子檔案的移交,、電子檔案接收,、電子檔案管理,、電子檔案安全等模塊。其中移交過程包括電子文件的采集,、整理和封裝,；接收過程包括電子文件的檢查、處理與入庫,；整理過程包括電子文件的維護(hù),、鑒定與統(tǒng)計(jì)；安全模塊包括權(quán)限及訪問控制等,；該系統(tǒng)保障電子檔案在移交接收階段的可靠性,，實(shí)現(xiàn)立檔單位同檔案館系統(tǒng)間的無縫連接，確保電子文件在生命周期中的真實(shí),、有效,、可用。適用于高校檔案館,、企事業(yè)單位檔案館等,。按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對(duì)照檔案原件內(nèi)容,，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容,。北京城建檔案數(shù)字化加工軟件

新影捷總部在上海市松江區(qū)，是國內(nèi)較早從事并專注于以檔案數(shù)字化,、檔案信息化建設(shè)為中心的全流程檔案服務(wù)的****,，歷時(shí)已超過15年，現(xiàn)有員工超過200人,，其中研發(fā)人員超過30人。累計(jì)服務(wù)過超2000家企事業(yè),、機(jī)關(guān)單位,、國有企業(yè)和高等院校的客戶，公司以上海為中心,，在北京,、武漢,、南昌、杭州,、安徽等地設(shè)立了分公司或子公司,，客戶和服務(wù)區(qū)域覆蓋全國大部分地區(qū)。公司在黃浦區(qū)和松江區(qū)分別設(shè)有累計(jì)超過6000平米的檔案整理及檔案數(shù)字化加工基地,、檔案存儲(chǔ)庫房和檔案人員培訓(xùn)基地,。天津基建檔案數(shù)字化服務(wù)數(shù)據(jù)庫選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換,。

數(shù)字檔案室建設(shè)要嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,，進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理,，推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè),。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和手段，保證數(shù)字檔案資源真實(shí),、完整,、可用和安全，滿足各類用戶共享需求,。根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求,，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片,、錄音,、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理,、利用,、安全保障、應(yīng)急處置等各項(xiàng)規(guī)章制度,，明確要求和權(quán)限,，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案室運(yùn)行順暢,。加大人才建設(shè)力度,，通過培訓(xùn)或引進(jìn)人才，為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運(yùn)行儲(chǔ)備既通曉信息技術(shù),，又精通信息資源管理,、知識(shí)管理的人才。

檔案數(shù)字化對(duì)象確認(rèn)要求,，應(yīng)按完整性,、規(guī)范性要求確定需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案。原則上,，年度內(nèi),、每個(gè)案卷內(nèi)或保管期限內(nèi),、關(guān)于同一事由的往來文件、每份文件的組件應(yīng)完整數(shù)字化,。涉密紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合相應(yīng)規(guī)范要求,。推薦實(shí)行數(shù)字化對(duì)象審批制，擬數(shù)字化的檔案原件應(yīng)經(jīng)過本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人的審查簽批,。檔案數(shù)字化工作文檔管理要求,，在數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的重要數(shù)字化工作文檔應(yīng)歸檔保存，應(yīng)與紙質(zhì)檔案數(shù)字副本的保存期限相同,。應(yīng)歸檔的數(shù)字化工作文檔包括數(shù)字化對(duì)象審批書,、招投標(biāo)文件、數(shù)字化成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,、數(shù)字化流程單等,。應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng),。

數(shù)字檔案室的特點(diǎn)還有檔案利用知識(shí)化,、檔案數(shù)字化。數(shù)字檔案室將文書,、照片,、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識(shí)單元的基礎(chǔ)上有機(jī)組織并鏈接起來,，以動(dòng)態(tài)分布的方式為用戶提供服務(wù),，實(shí)現(xiàn)由檔案的提供向知識(shí)的提供轉(zhuǎn)變。數(shù)字檔案室的建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循“資源為先,，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,，整體推進(jìn)，確保安全”的原則,，統(tǒng)籌規(guī)劃,，積極實(shí)施，務(wù)求實(shí)效,。資源為先,。資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的根本。數(shù)字檔案室應(yīng)堅(jiān)持“資源為王”,，著眼于數(shù)字檔案資源建設(shè),，著重于非數(shù)字檔案的數(shù)字化和數(shù)字檔案的及時(shí)、完整,、有效歸檔,，規(guī)劃設(shè)計(jì)以保證數(shù)字檔案資源建設(shè)質(zhì)量為根本出發(fā)點(diǎn)。數(shù)字檔案室的建設(shè)應(yīng)該有助于保障數(shù)字檔案資源的齊全,、完整,，有利于數(shù)字檔案資源的有效管理和方便利用。應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑,，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性,。上海聲像檔案數(shù)字化服務(wù)方案

應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全,。北京城建檔案數(shù)字化加工軟件

檔案數(shù)字化加工的圖像處理是在檔案掃描完成后,，應(yīng)采用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方式，逐張檢查圖像質(zhì)量,，包括圖像順序與檔案原件是否一致,，有無漏掃、重張等情況,，圖像有無黑邊,、折角以及圖像偏斜度、清晰度,、失真度等,，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整改正，確保圖像順序正確,、質(zhì)量完美,。數(shù)據(jù)掛接是借助系統(tǒng)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行匹配掛接，并逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查,，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性,、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等,，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的準(zhǔn)確關(guān)聯(lián),。掛接到檔案管理系統(tǒng)中后，進(jìn)行再次的成品驗(yàn)收并做好還卷及數(shù)據(jù)備份提交,。北京城建檔案數(shù)字化加工軟件