數(shù)字檔案室的專業(yè)類電子文件歸檔基本要求在履行本單位主要職能過程中產(chǎn)生的檔案數(shù)字化專業(yè)類電子文件都應(yīng)收集,、歸檔,，包括但不限于檔案局頒布的首批、第二批專業(yè)檔案基本目錄所列內(nèi)容,。各種專業(yè)類電子文件的整理,、鑒定、編目參照相應(yīng)的管理辦法執(zhí)行,。以數(shù)據(jù)庫形式存在的專業(yè)類電子文件,，如人口、環(huán)境,、農(nóng)業(yè)等各種普查數(shù)據(jù),，可以 XML 等跨平臺(tái)通用格式收集、歸檔,，或直接以原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件歸檔,，同時(shí)歸檔一套完整的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)文檔。以電子文檔形式存在的專業(yè)類電子文件,，可參考文書類電子檔案的各項(xiàng)管理要求執(zhí)行,。應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等,。浙江檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作

檔案數(shù)字化前處理要求對案卷封面上的全宗名稱,、案卷題名、責(zé)任者,、文種,、保管期限、時(shí)間,、文字等書寫是否規(guī)范,，前后是否統(tǒng)一；檔號(hào)（全宗號(hào),、目錄號(hào),、案卷號(hào)、頁號(hào)）是否正確，有無空號(hào),、重號(hào)現(xiàn)象,；卷內(nèi)文件份數(shù)與實(shí)際是否相符等進(jìn)行核查和修正。包括對案卷內(nèi)情況與原目錄不一致處應(yīng)建立勘誤表進(jìn)行登記,、同時(shí)對卷內(nèi)文件進(jìn)行稿本選擇,、拆卷、分件,、排序,、標(biāo)頁、擬標(biāo)題等,；檢查檔案實(shí)體頁碼情況,，原頁碼無誤的不做修改；無頁碼或原頁碼錯(cuò)誤,、 遺漏的需用鉛筆重新編制頁碼,。浙江檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作對紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查,、清點(diǎn)、登記等工作,，確保紙質(zhì)檔案的安全,。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式,，通過局域網(wǎng),、政wu網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索,、閱讀電子檔案,，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平,、提高效率,，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的服務(wù),。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流,、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求,。檔案數(shù)字化替代傳統(tǒng)檔案管理具有先進(jìn)性,，能夠增強(qiáng)檔案原件保護(hù)，提高經(jīng)濟(jì)效益和辦公效率,。

數(shù)字檔案室的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性要求包括檔案數(shù)字化資源的收集,、整理、編目、著錄,、格式,、品質(zhì)等應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）,、《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13）等國家標(biāo)準(zhǔn)或地方規(guī)范的要求,；應(yīng)參照國家或地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)置、獲得電子檔案元數(shù)據(jù),，推薦采用包括文件實(shí)體,、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體在內(nèi)的多實(shí)體元數(shù)據(jù)方案,，元數(shù)據(jù)的賦值應(yīng)以自動(dòng)獲得為主,、手工著錄為輔。按照客觀事實(shí)編輯形成的電子文件可收集,、歸檔,。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害,，并對排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排,。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集,、鑒別,、整理、保管,、轉(zhuǎn)遞,、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的檔案數(shù)字化管理,，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能,。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán),，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案,，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔,。系統(tǒng)運(yùn)行后,，可以大幅提高工作效率，提升工作服務(wù)的水平和質(zhì)量,，實(shí)現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變,。應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性,。山東行政檔案數(shù)字化加工軟件

加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應(yīng)不利于檔案實(shí)體的保護(hù),。浙江檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作

數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)字化,、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè),、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè),，需要機(jī)關(guān)檔案部門,、信息化部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實(shí)施,。主要包括：按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu),、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，建設(shè)適應(yīng)未來一定時(shí)期數(shù)字檔案資源管理要求,、滿足數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施,。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),。開發(fā)或采用功能完善,、安全可靠、良好,、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng),，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化,。浙江檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作