在檔案數(shù)字化加工過程是完成紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化的過程,，提升檔案查詢效率,，實現(xiàn)檔案信息共享,，主要步驟有檔案整理,、著錄,、掃描,、圖像處理,、數(shù)據(jù)掛接等檔案工作人員拿到檔案后,，首先要對檔案進行分類整理,，包括對檔案進行統(tǒng)一編號,，核對檔案頁碼,，粘貼頁撕開，頁號編寫有誤的重新編號,，對可拆訂的做拆訂處理,，以便掃描時的批次處理。如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,，應進行相應處理,；如果文件存在破損，應先進行技術修復并做好標注,；對于文件破損嚴重不能修復掃描的應做好區(qū)分標注,。數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像命名,。天津業(yè)務檔案數(shù)字化服務外包工作規(guī)范

檔案數(shù)字化服務：是將紙質(zhì),、音像等傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)技術加工成數(shù)字化電子檔案，主要內(nèi)容包括檔案前整理,、敲歸檔章,、排序、檔案掃描,、圖像處理,、圖像存儲、目錄建庫,、合PDF,、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收,、數(shù)據(jù)備份,、目錄冊制作、檔案搬運,、檔案上架等流程,。

檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案采集、檔案管理和利用,、歸檔管理,、工作流管理等基本功能，實現(xiàn)各類檔案的收集,、整理,、查詢、統(tǒng)計,、打印等基本業(yè)務管理,，支持檔案類型，數(shù)據(jù)結(jié)構,、報表模板等的定制和維護支持數(shù)據(jù)關聯(lián)設定和自動提取生成,，實現(xiàn)檔案條目數(shù)據(jù)及電子文件的有效管理,。 湖北城建檔案數(shù)字化服務方案在紙質(zhì)檔案目錄準備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作中均應嚴格遵守。

提高經(jīng)濟效益,，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的手段,，致使管理成本大幅上漲。而檔案數(shù)字化,、數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用,，節(jié)省了占地空間,，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費,。增強檔案原件保護,，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全,。由其對歷史久遠的檔案材料,，檔案數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外,，通過檔案的數(shù)字化處理后,，防止了部分檔案篡改的行為。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新,，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集,、鑒別、整理,、保管,、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計,、查閱等日常工作的檔案數(shù)字化管理,，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業(yè)務工作流程,，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權,，單位內(nèi)部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案,，也可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)遠程閱檔,。系統(tǒng)運行后，可以大幅提高工作效率,，提升工作服務的水平和質(zhì)量,，實現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進行有效的控制,，確保數(shù)字化成果質(zhì)量,。

什么是檔案數(shù)字化,？檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中,，以實現(xiàn)檢索快捷方便,、同步備份快速簡單、存儲空間小,、維護方便,、安全等功效。 檔案數(shù)字化是隨著計算機技術,、掃描技術,、OCR技術、多媒體技術,、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),。建設數(shù)字化的檔案管理應注重對檔案管理系統(tǒng)的選擇，一款好的檔案管理系統(tǒng),，往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果,，它不僅可以提高經(jīng)濟效益，而且還可以大幅提高辦公效率,。應合理規(guī)劃,、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化設施設備，確保設施設備安全,。湖南行政檔案數(shù)字化加工

主要包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案,、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單等,。天津業(yè)務檔案數(shù)字化服務外包工作規(guī)范

按照數(shù)字檔案室基礎網(wǎng)絡架構,、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，建設適應未來一定時期數(shù)字檔案資源管理要求,、滿足檔案數(shù)字化,、數(shù)字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外,，鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數(shù)字檔案室基礎設施建設,。嚴格遵循標準規(guī)范，進行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換,，積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理,，推進數(shù)字檔案資源建設。應用先進技術和手段,，保證數(shù)字檔案資源真實,、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求,。天津業(yè)務檔案數(shù)字化服務外包工作規(guī)范