電子文件歸檔系統(tǒng)歷經檔案行業(yè)多年業(yè)務沉淀,，由檔案**與業(yè)務團隊共同開發(fā)。它依照用戶實際需求,，持續(xù)進行二次開發(fā)與優(yōu)化升級,。既符合GJ相關建設標準，又能滿足用戶數(shù)字檔案管理工作的需要,。該系統(tǒng)具有良好擴展性與集成特性,。在擴展性方面，能根據(jù)不同用戶要求開展二次開發(fā),，實現(xiàn)功能的延伸拓展,。系統(tǒng)還能創(chuàng)建多個數(shù)據(jù)通道，提供標準接口,，可與多種應用系統(tǒng)如OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接和集成,。這種擴展性與集成性，讓系統(tǒng)能更好地適應不同用戶的多樣化需求,，方便用戶在數(shù)字檔案管理工作中,，與其他辦公系統(tǒng)進行信息交互，提升整體工作效率與便利性,。從管理和技術層面規(guī)范檔案安全,，確保檔案實體與信息均得到保障。陜西企業(yè)數(shù)字檔案室建設指南

數(shù)字檔案室的文書類電子檔案的收集,、整理,、鑒定等，應符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）等要求,。此外,，在辦公自動化等業(yè)務系統(tǒng)形成并歸檔保存的電子公文，其質量還需滿足完整性要求,、版面格式要求,、文件格式要求、元數(shù)據(jù)捕獲要求,、封裝要求,。完整性要求是對于同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件——正本,、定稿,、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全,、完整,；紅頭、電子印章齊全,、完整,；文件標題、文號,、主送機關,、正文、發(fā)文機關署名和成文日期六個要素齊全,、完整,。公司數(shù)字檔案高級檢索則提供更詳細的檢索條件，如時間范圍,、文件類型,、責任人等，幫助用戶更精確地定位所需檔案,。

自定義數(shù)據(jù)統(tǒng)計

除系統(tǒng)內置詳細統(tǒng)計模式,，系統(tǒng)支持用戶自定義配置其它維度的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可自定義配置縱坐標字段,、橫坐標字段,，生成新的配置規(guī)則，滿足不同的業(yè)務統(tǒng)計需求,。

一鍵生成檔案專題

專題編研模塊用于對聲像檔案的專題制作,，支持將某一主題的檔案材料進行集中整理匯編，并按照設定的規(guī)則進行專題生成,，用于專題利用,。檔案編研人員通過關鍵字對聲像庫進行模糊檢索，在檢索結果中選擇目標檔案批量生成專題,，在制作專題的同時也可臨時新增圖片,、文字素材。將制作完成的專題保存在專題庫中用于后續(xù)利用,。

檔案借閱,，在線審批、歸還

檔案借閱模塊主要用于對無瀏覽,、下載檔案權限的用戶提供借閱申請入口,，對檔案管理人員提供申請審批,，權限開放入口，實現(xiàn)檔案在線借閱申請以及業(yè)務辦理等服務,。借閱上報：為借閱人提供借閱入口,，可在線提交借閱單、打印借閱單實現(xiàn)檔案線上借閱辦理,；借閱審批：檔案館審批人對借閱人提交的申請進行審批,，可實時同步審批結果、反饋未通過原因,，并記錄審批日志,。對于審批通過的申請系統(tǒng)自動對借閱人開放查閱權限。

數(shù)字檔案是指用計算機等工具對歷史記錄進行數(shù)字編碼,，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在磁盤,、光盤等載體上的一種檔案。

它與傳統(tǒng)檔案的主要區(qū)別體現(xiàn)在以下幾個方面：存儲方式：數(shù)字檔案以電子文件的形式存儲在計算機或其他數(shù)字存儲設備中,，而傳統(tǒng)檔案則以紙張等物理媒介存儲。管理方式：數(shù)字檔案可通過計算機軟件進行分類,、編目,、檢索等管理操作，而傳統(tǒng)檔案則需人工管理,。檢索效率：數(shù)字檔案支持關鍵詞,、日期、文件類型等多種檢索方式,，檢索速度快,，而傳統(tǒng)檔案需人工翻閱，檢索效率低,。利用方式：數(shù)字檔案可通過網絡共享和利用,，方便快捷，而傳統(tǒng)檔案則需借閱或復印,。保存時間：數(shù)字檔案可長期保存,，不受紙張老化等因素影響，而傳統(tǒng)檔案需定期維護和更新,。 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)通常具備直觀,、易用的操作界面，用戶無需具備專業(yè)的技術知識即可輕松使用,。

    數(shù)字檔案室的鑒定處置功能至關重要,。首先，它能夠***支持各類檔案鑒定任務,，像是檔案密級的調整,、保管期限的更改，以及檔案續(xù)存、銷毀,、移交等關鍵環(huán)節(jié),。在實際操作中，既允許檔案管理人員依照書面鑒定報告,，便捷地直接修改密級,、保管期限等關鍵著錄字段，順暢執(zhí)行銷毀,、移交等操作,，以此完成檔案鑒定處置任務；又能依據(jù)現(xiàn)實需求靈活應變,，具備成熟的鑒定處置工作流功能,。這意味著它可以有力支撐鑒定審批流程的精細配置實施，涵蓋從發(fā)起鑒定任務,，到實施鑒定,，再到審批鑒定意見，直至精細觸發(fā)處置功能等一系列連貫動作,。尤為關鍵的是,，數(shù)字檔案室在檔案處理全程會嚴謹留存銷毀記錄，將銷毀授權信息,、銷毀具體內容,、銷毀執(zhí)行人以及銷毀時間等關鍵要素無一遺漏地記錄在案。同時,，還具備強大的生成能力,，能夠產出完全符合《電子檔案移交與接收辦法》以及同級GJ綜合檔案館嚴格要求的電子檔案移交數(shù)據(jù)包，為檔案的規(guī)范管理,、順暢流轉提供堅實確保,。 檔案安全保障需從管理和技術雙管齊下，確保實體與信息均安全無虞,。北京事業(yè)單位數(shù)字檔案管理軟件

分類檢索則按照檔案的類別或主題進行分類展示,，用戶可以通過瀏覽分類目錄找到所需的檔案。陜西企業(yè)數(shù)字檔案室建設指南

電子文件歸檔具有四性檢測功能,?？蓪Ω黝悩I(yè)務系統(tǒng)對接過來的數(shù)據(jù)進行自動檢測，包含完整性,、準確性,、可用性、安全性四個方面,，篩選出不合規(guī)范的數(shù)字檔案數(shù)據(jù),，防止不滿足歸檔要求的數(shù)據(jù)進入檔案系統(tǒng)歸檔,。四性檢測包括：準確性檢測，檢測元數(shù)據(jù)枚舉值,、數(shù)據(jù)格式以及案卷數(shù)與實際卷內數(shù)量是否一致,；完整性檢測，檢測元數(shù)據(jù)必填項,、電子文件是否缺失,；可用性檢測，檢測電子文件是否能被正常打開以及預覽,。安全性檢測,，檢測系統(tǒng)是否存在惡意代碼以及是否被非法訪問。

電子文件歸檔系統(tǒng)對不同組織形式（有卷,、無卷）檔案分庫,、不同信息形態(tài)（文字、圖片,、影像,、錄音)檔案同庫的數(shù)據(jù)庫設計方案及其配套的檔案著錄格式，數(shù)字檔案處理技術,，較好地解決了辦公自動化系統(tǒng)中電子文件,、實體文件并列運行階段的文件歸檔管理及多媒體檔案信息的綜合管理。電子文件歸檔系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則配置,。設有數(shù)據(jù)通道，系統(tǒng)支持自定義配置數(shù)據(jù)來源系統(tǒng)名稱,、數(shù)據(jù)接收門類代號,，從而自定義創(chuàng)建數(shù)據(jù)通道。具有映射規(guī)則,，系統(tǒng)支持元數(shù)據(jù)映射規(guī)則配置,，對來源系統(tǒng)字段英文名稱、來源系統(tǒng)字段中文名稱,、映射的綜合檔案系統(tǒng)字段進行自定義配置,。 陜西企業(yè)數(shù)字檔案室建設指南