數字檔案室的構建需遵循既定的標準和規(guī)范。在建設過程中,，需協(xié)調文件管理與檔案管理之間的關系,，同時兼顧檔案數字化進程、業(yè)務工作與檔案工作的整合以及檔案室與綜合檔案館之間的協(xié)作,，確保系統(tǒng)設計和建設過程符合現有標準和規(guī)范,，實現文檔一體化及館室一體化的發(fā)展目標。推進數字檔案室建設時,，應將其與GJ電子政務及信息化建設緊密結合,，考慮系統(tǒng)的功能需求和文件格式要求等多方面因素，制定出一套推進的實施方案,。通過這種方式,，可以促進各部分工作的協(xié)同，提升工作效率,。為保證數字檔案室的安全運行,，需要建立完善的安全管理制度，依據信息安全等級保護和分級保護的要求,，采用相應的安全技術措施,，并配備必要的軟硬件設施。此外,，還需建立健全災難應急機制,，確保數字檔案室的建設和運行能夠穩(wěn)定可靠地進行，從而為各單位提供有力支持,。這樣有助于提升檔案管理工作的質量,，增強其安全性。 各單位應根據檔案的珍貴程度,、開放程度,、利用率、亟待搶救程度,、數字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃,。北京城建檔案數字化服務方案

在檔案數字化加工過程是完成紙質檔案數字轉化的過程，提升檔案查詢效率,，實現檔案信息共享,，主要步驟有檔案整理、著錄,、掃描,、圖像處理、數據掛接等檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進行分類整理,，包括對檔案進行統(tǒng)一編號,，核對檔案頁碼，粘貼頁撕開,，頁號編寫有誤的重新編號,，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時的批次處理,。

檔案數字化后,，電子檔案的移交、電子檔案接收,、電子檔案管理,、電子檔案安全等模塊。其中移交過程包括電子文件的采集,、整理和封裝,；接收過程包括電子文件的檢查、處理與入庫,； 陜西聲像檔案數字化服務公司數字圖像確需存儲為多頁文件時,，可采用該檔案的檔號對圖像命名。

    數字檔案室對于專,、業(yè)類電子文件的歸檔,，有著明確的基本要求。在單位履行主要職能時所產生的檔案數字化專,、業(yè)類電子文件，都需要進行收集和歸檔,，這里面涵蓋了檔案局公布的首批,、第二批專、業(yè)檔案基本目錄中的內容,，且范圍不止于此,。對于各類專、業(yè)類電子文件的整理,、鑒定以及編目工作,，要參照對應的管理辦法來操作。比如那些以數據庫形式存在的專,、業(yè)類電子文件,，像人口、環(huán)境,、農業(yè)等各類普查數據,，既可以用XML等跨平臺通用格式來收集和歸檔，也能夠直接以原數據庫數據文件進行歸檔，同時,，要一并歸檔一套完整的數據庫設計文檔,。而以電子文檔形式存在的專、業(yè)類電子文件,，在管理方面,，可以參考文書類電子檔案的各項要求去執(zhí)行。

    志書在線編纂系統(tǒng)致力于實現志書在線編纂管理一體化的宏偉目標,，能大幅提高志書編纂效率,，***規(guī)范編纂流程，推動檔案數字化進程,。系統(tǒng)充分考慮到不同角色需求,，全力支持志書主編、副主編,、責任編輯,、編輯、撰稿員等各類人員同時在線開展編纂,、修改,、批注、任務分配,、自動合攏,、稿件審核以及一校、二校,、三校等豐富應用,，切實滿足用戶在志書編輯管理、任務管理,、目標管理,、過程管理、內部評審等諸多方面的功能訴求,。無論是地方志機構,，還是企事業(yè)單位、金融銀行機構等,，都能適用這套系統(tǒng),。并且，志書在線編纂系統(tǒng)自身還具有功能配置極為便利,、系統(tǒng)配置靈活多變,、操作過程簡便易行、通用性***,、易于維護,、界面友好親和,、安全性高等一系列突出特點，為志書編纂工作保駕護航,。折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理,。

數字檔案室建設是一項系統(tǒng)工程，包括基礎設施建設,、檔案數字化,、應用系統(tǒng)建設、數字檔案資源建設,、保障體系建設,。需要機關檔案部門、信息化部門,、業(yè)務部門和保密部門共同參與實施,。

主要包括：按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求,，建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求,、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。

除信息安全和管理方便的因素之外,，鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設,。開發(fā)或采用功能完善、安全可靠,、良好,、方便易用的數字檔案室應用系統(tǒng)，實現檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化,、網絡化,。 應以檔號為基礎對數字圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的準確性,。江西業(yè)務檔案數字化服務方案

設備管理制度主要對數字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設備的管理進行規(guī)范,。北京城建檔案數字化服務方案

檔案遠程服務利用系統(tǒng)

產品介紹

檔案遠程服務利用系統(tǒng)是根據高校檔案館實際業(yè)務需求開發(fā)而成的一站式檔案業(yè)務線上辦理平臺。平臺為廣大畢業(yè)生,、用人單位、教職工等群體提供檔案業(yè)務辦理通道,，互聯網用戶可通過該平臺在線申請業(yè)務辦理,，將需求通過平臺反饋給檔案館，檔案館可直接在線辦理業(yè)務,。系統(tǒng)提供多種業(yè)務辦理入口,，如：成績翻譯、學歷學位證明,、檔案轉遞辦理等多種業(yè)務類型,；提供在線辦理、寄送辦理、預約現場辦理等多種辦理方式,。極大的提高了檔案館業(yè)務辦理效率,，減少了人員線下溝通成本。同時在各業(yè)務數據管理,、統(tǒng)計分析等方面也為檔案館管理人員提供了詳細的業(yè)務記錄,，便于管理者進行工作統(tǒng)籌和任務追溯。 北京城建檔案數字化服務方案