數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)以國(guó)家或地方制定的標(biāo)準(zhǔn),、規(guī)范為基礎(chǔ)，具有管理文書,、聲像（照片、錄音,、錄像）,、科技,、專業(yè)等各門類電子檔案和輔助管理實(shí)體檔案資料的功能。且具備靈活的可擴(kuò)展功能,，包括檔案資料門類的擴(kuò)展管理,、分類方案的擴(kuò)展管理、適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)方案擴(kuò)展管理,、電子檔案移交包制作的擴(kuò)展管理等,。

電子檔案門類的擴(kuò)展管理應(yīng)能依據(jù)已經(jīng)實(shí)施的元數(shù)據(jù)方案擴(kuò)展管理新增電子檔案門類，且具備新增門類歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲,、登記以及電子檔案的分類,、編目、著錄,、存儲(chǔ),、數(shù)字簽名、檢索,、利用,、鑒定、處置,、統(tǒng)計(jì),、移交、審計(jì),、用戶管理等一系列功能,。 關(guān)鍵詞檢索允許用戶輸入與檔案內(nèi)容相關(guān)的關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)關(guān)鍵詞匹配程度返回相關(guān)檔案,。浙江學(xué)校數(shù)字檔案室

    在信息技術(shù)持續(xù)深入拓展并得到***運(yùn)用的當(dāng)下,，打造數(shù)字檔案館（室）已然成了推動(dòng)檔案工作提升質(zhì)量、提高效率以及實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新突破的必然選擇,。構(gòu)建契合社會(huì),、企業(yè)信息化發(fā)展走向的數(shù)字樣板檔案館（室），益處頗多,，既能夠?qū)Ω黝愋畔①Y源加以整合,，又有助于強(qiáng)化檔案信息的管理效能與服務(wù)水準(zhǔn)，進(jìn)而促使管理水平邁上新臺(tái)階,。樣板檔案室的建設(shè)重點(diǎn)圍繞三個(gè)目標(biāo)展開(kāi)：其一,，構(gòu)建起遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理體系，涵蓋與之適配的檔案信息化軟件,，從檔案的收集,、管理、存儲(chǔ),、利用這四個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)發(fā)力,，為數(shù)字檔案事業(yè)的發(fā)展筑牢根基,，給予堅(jiān)實(shí)支撐；其二,，塑造出一套具備可復(fù)制性,、能夠***推廣的檔案管理樣式；其三,，打造出有益于單位,、企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范運(yùn)作以及強(qiáng)化管控的檔案管理模式，助力其穩(wěn)健運(yùn)營(yíng),。 浙江學(xué)校數(shù)字檔案室合格數(shù)據(jù)需依數(shù)字化工作方案及時(shí)移交,，并完成相應(yīng)的交接手續(xù)。

電子文件歸檔系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)自動(dòng)檢測(cè)功能,，可對(duì)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接過(guò)來(lái)的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè),，包含完整性、準(zhǔn)確性,、可用性,、安全性四個(gè)方面。篩選出不合規(guī)范的數(shù)據(jù),，防止不滿足歸檔要求的數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案系統(tǒng)歸檔,。同時(shí)支持對(duì)異常數(shù)據(jù)進(jìn)行在線修正，提高了檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)一致性,。

電子文件歸檔系統(tǒng)配備專業(yè)的售后服務(wù)團(tuán)隊(duì),，支持通過(guò)遠(yuǎn)程服務(wù)以及現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的方式協(xié)助用戶使用產(chǎn)品、培訓(xùn)產(chǎn)品,，為用戶提供專業(yè)的售后保障,。

數(shù)字檔案室的終端及輔助設(shè)備應(yīng)結(jié)合工作需要，為數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)配備專屬終端計(jì)算機(jī),、掃描儀,、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)等終端設(shè)備,，以及恒溫恒濕防磁柜,、刻錄機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等輔助設(shè)備,。數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源,，為電子檔案的真實(shí)、完整,、可用和安全提供首要保障,，并達(dá)到靈活擴(kuò)展、簡(jiǎn)單易用的基本要求。數(shù)字檔案室的檔案利用應(yīng)支持用戶在權(quán)限許可范圍內(nèi)在線查看,、打印目錄數(shù)據(jù)或原文，如有必要,，應(yīng)能限制用戶對(duì)電子檔案或傳統(tǒng)載體數(shù)字副本組件或具體頁(yè)面的可閱讀范圍,；應(yīng)能對(duì)數(shù)字檔案資源的下載進(jìn)行審批、添加數(shù)字水印和授權(quán)閱讀時(shí)間等,，應(yīng)支持實(shí)體檔案借閱的申請(qǐng),、審批、登記,、歸還等,。檔案編研應(yīng)支持用戶開(kāi)展檔案編研工作，授權(quán)用戶能建立編研計(jì)劃,、分配工作任務(wù),、建立編研素材庫(kù)、復(fù)制粘貼數(shù)字檔案內(nèi)容信息,、審核編研文稿,、發(fā)布或下載編研成果等。數(shù)字檔案室的終端及輔助設(shè)備應(yīng)結(jié)合工作需要,，為數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)配備專屬終端計(jì)算機(jī),、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī),、打印機(jī)等終端設(shè)備,，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機(jī),、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等輔助設(shè)備,。數(shù)字圖像驗(yàn)收需確認(rèn)參數(shù)、命名準(zhǔn)確,，圖像完整,、排序無(wú)誤，且質(zhì)量達(dá)標(biāo),。

電子文件歸檔具有四性檢測(cè)功能,。可對(duì)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接過(guò)來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè),，包含完整性,、準(zhǔn)確性、可用性,、安全性四個(gè)方面,，篩選出不合規(guī)范的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)，防止不滿足歸檔要求的數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案系統(tǒng)歸檔。四性檢測(cè)包括：準(zhǔn)確性檢測(cè),，檢測(cè)元數(shù)據(jù)枚舉值,、數(shù)據(jù)格式以及案卷數(shù)與實(shí)際卷內(nèi)數(shù)量是否一致；完整性檢測(cè),，檢測(cè)元數(shù)據(jù)必填項(xiàng),、電子文件是否缺失；可用性檢測(cè),，檢測(cè)電子文件是否能被正常打開(kāi)以及預(yù)覽,。安全性檢測(cè)，檢測(cè)系統(tǒng)是否存在惡意代碼以及是否被非法訪問(wèn),。

電子文件歸檔系統(tǒng)對(duì)不同組織形式（有卷,、無(wú)卷）檔案分庫(kù)、不同信息形態(tài)（文字,、圖片,、影像、錄音)檔案同庫(kù)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)方案及其配套的檔案著錄格式,，數(shù)字檔案處理技術(shù),，較好地解決了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文件、實(shí)體文件并列運(yùn)行階段的文件歸檔管理及多媒體檔案信息的綜合管理,。電子文件歸檔系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則配置,。設(shè)有數(shù)據(jù)通道，系統(tǒng)支持自定義配置數(shù)據(jù)來(lái)源系統(tǒng)名稱,、數(shù)據(jù)接收門類代號(hào),，從而自定義創(chuàng)建數(shù)據(jù)通道。具有映射規(guī)則,，系統(tǒng)支持元數(shù)據(jù)映射規(guī)則配置,，對(duì)來(lái)源系統(tǒng)字段英文名稱、來(lái)源系統(tǒng)字段中文名稱,、映射的綜合檔案系統(tǒng)字段進(jìn)行自定義配置,。 通過(guò)校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)向全校師生及社會(huì)公眾開(kāi)放，打破地域限制,。例如,，合作院校可遠(yuǎn)程訪問(wèn)共享的教學(xué)資源庫(kù),。遼寧高校數(shù)字檔案管理軟件

對(duì)于褶皺的檔案原件,，要先進(jìn)行壓平或燙平處理。浙江學(xué)校數(shù)字檔案室

    數(shù)字檔案室的安全體系需要構(gòu)建其應(yīng)用系統(tǒng)的三員管理模式,，也就是要清晰界定系統(tǒng)管理員,、安全管理員以及安全審計(jì)員各自擔(dān)負(fù)的職責(zé),，并且切實(shí)依據(jù)該制度執(zhí)行到位。與此同時(shí),，要依據(jù)三員管理模式,，給數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)規(guī)劃、落實(shí)完備的用戶權(quán)限分配與管控功能,，以此確保數(shù)字檔案資源能安全地存儲(chǔ),、管理以及被利用。另外,，數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)得裝配正版殺毒軟件。要是情況需要,，還可按需配備防火墻,、用戶認(rèn)證、數(shù)字簽名,、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)管理軟件,、業(yè)務(wù)審計(jì)軟件等用于安全管理的工具，以此維護(hù)系統(tǒng)安全,，守護(hù)數(shù)字檔案資源,。 浙江學(xué)校數(shù)字檔案室