在我們的辦公室,，每天都有會(huì)議。據(jù)統(tǒng)計(jì)平均每個(gè)月員工花在會(huì)議上的時(shí)間多達(dá)31個(gè)小時(shí),，所以你可以想象花在會(huì)議上的集體時(shí)間,。在這些會(huì)議中做出的決定可能涉及大量的時(shí)間和金錢，甚至可能改變客戶的未來,。經(jīng)常被低估的任務(wù)——做會(huì)議記錄——落在組織的初級(jí)或助理人員身上,，甚至更糟的是，即使這是一項(xiàng)重要而至關(guān)重要的任務(wù),，也會(huì)被忽視,。其實(shí)質(zhì)是在會(huì)議期間做筆記，但是一種結(jié)構(gòu)上的做法,。會(huì)議記錄為什么很重要? 從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看,，幾分鐘可以幫你節(jié)省時(shí)間和金錢。你要準(zhǔn)備一份書面記錄,，以證明每次會(huì)議上討論的內(nèi)容和達(dá)成的協(xié)議,。即使在將來，每個(gè)人都能在每次會(huì)議上達(dá)成一致意見,。 不做會(huì)議記錄會(huì)浪費(fèi)你的時(shí)間和金錢,，因?yàn)槊總€(gè)員工可能對(duì)商定的內(nèi)容有不同的記憶,，較終無法在截止日期前完成任務(wù)，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為那是別人的職責(zé),。 會(huì)議記錄也可以為會(huì)議提供框架,，并推動(dòng)團(tuán)隊(duì)采取行動(dòng)。一切都是清楚的,，并記錄在案,，讓所有與會(huì)者清楚地了解手頭的問題。會(huì)務(wù)工作需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)非常多,，稍不注意就某個(gè)環(huán)節(jié)就會(huì)出現(xiàn)紕漏,。廣東企業(yè)商務(wù)會(huì)議服務(wù)外包

會(huì)議服務(wù)布置會(huì)場(chǎng)： 1、擺講臺(tái) （1）操 作 規(guī) 則：按主辦要求擺放于確當(dāng)位置,。 （2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：講臺(tái)干凈,、莊重、無搖晃,。 2,、掛會(huì)標(biāo) （1）操 作 規(guī) 則：按主辦方要求制會(huì)標(biāo)，掛于合適位置,。 （2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：文字正確無誤,，字跡美觀大方。 3,、擺放盆花及綠色植物 （1）操 作 規(guī) 則：①盆花擺放于主臺(tái)上,，一般擺放兩盆于主位和副主位。②綠色植物放于主臺(tái)后,，主臺(tái)前邊緣擺矮小的綠色植物及盆花,，會(huì)場(chǎng)四周擺放綠色植物。 （2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：①盆花及綠色植物新鮮,、美觀,、無枯葉。②高矮能適合會(huì)場(chǎng)環(huán)境布置要求,。 4,、插旗幟 （1）操 作 規(guī) 則：黨旗或紅旗，擺放在主臺(tái)后兩側(cè),。 （2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：旗幟顏色鮮艷,、干凈、無皺褶,。 5、擺放果盤 （1）操 作 規(guī) 則：根據(jù)主辦單位要求擺果盤,，盤中放水果,、干果等,。 （2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：裝盤美觀。水果清潔無水跡,、無壞爛,、干果無異味變質(zhì)。廣東企業(yè)商務(wù)會(huì)議服務(wù)方案會(huì)務(wù)服務(wù)會(huì)前與會(huì)議主辦方洽談,。

會(huì)前準(zhǔn)備開水和室溫,、燈光調(diào)控。 1,、打開水 （1）操 作 規(guī) 則：會(huì)議前一小時(shí)準(zhǔn)備好暖瓶,，到開水房打開水。 （2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：開水準(zhǔn)備充分,，溫度在80度以上,，暖瓶要干凈無破損，保溫性能良好,，不漏水,。 2、開空調(diào) （1）操 作 規(guī) 則：會(huì)議前一小時(shí)打開空調(diào)（先打開電源開關(guān),，再打開空調(diào)開關(guān)）,。 （2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求： 室內(nèi)溫度調(diào)控，冬天保持19~22度,，夏天24~27度,。 3、開 燈 （1）操 作 規(guī) 則：與會(huì)人員到場(chǎng)后視需要打開燈光,。 （2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求： 燈泡完好,，光線充足，并根據(jù)要求適當(dāng)調(diào)控?zé)艄狻?4,、站 位 （1）操 作 規(guī) 則：服務(wù)員提前半小時(shí)站于指定位置迎客,。 （2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：站姿正確，面帶微笑,。

會(huì)議的會(huì)中服務(wù)： 1.會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng),，車站的禮儀、接站,、攻關(guān)等服務(wù),。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅,、歡迎牌,、簽到臺(tái)、指示牌等,。 2.會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料,，會(huì)議用品,，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。 3.會(huì)議場(chǎng)所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅,、燈光,、音響、茶飲等,。 4.會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn),，詢問是否有特殊要求。 5.會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間,、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人的確認(rèn),。 6.會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車,、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn),。 7.會(huì)議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn),。 8.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議表示合影留念、為表示提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù),。根據(jù)會(huì)議性質(zhì),，針對(duì)會(huì)議過程中的突發(fā)狀況，制定會(huì)議應(yīng)急預(yù)案,。

堅(jiān)持會(huì)議組織服務(wù)工作程序化,、規(guī)范化、制度化,，是保證會(huì)高質(zhì)量決策的重要因素,。 一是安排議題規(guī)范。密切關(guān)注重要會(huì)議文件精神,，一時(shí)間提出上會(huì)建議,。梳理匯總上級(jí)考核要求，統(tǒng)籌安排會(huì)需要定期研究的重點(diǎn)事項(xiàng),。做好日常議題收集匯總,，提前謀劃、主動(dòng)溝通,，在被動(dòng)中求主動(dòng),。 二是上會(huì)材料規(guī)范。明確材料擬稿,、印制和行文規(guī)范,。加強(qiáng)前置審核，嚴(yán)把政策關(guān)、法律關(guān),。實(shí)行三遍檢查制,，印制前查內(nèi)容格式、報(bào)送后查印刷裝訂,、分裝后查份數(shù)頁(yè)碼，確保準(zhǔn)確無誤,。 三是會(huì)議通知規(guī)范,。建立工作人員微信群，通過發(fā)布預(yù)告,、通知提醒等方式,，隨時(shí)互動(dòng)溝通、掌握動(dòng)態(tài),。會(huì)議通知采取三重通知法：文字通知,、微信提醒、電話反饋,，做到又快又準(zhǔn),。 四是會(huì)場(chǎng)服務(wù)規(guī)范。實(shí)行場(chǎng)內(nèi)場(chǎng)外專人負(fù)責(zé)制,，場(chǎng)內(nèi)負(fù)責(zé)記錄,，協(xié)調(diào)處理突發(fā)情況，承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng),；場(chǎng)外負(fù)責(zé)值守,，服務(wù)候會(huì)人員，發(fā)放材料,，組織入場(chǎng),，做好議題銜接工作。 五是會(huì)后工作規(guī)范,。會(huì)后及時(shí)清理會(huì)場(chǎng),，回收遺留材料，清退涉密材料,。按要求起草會(huì)議紀(jì)要,、整理會(huì)議記錄。對(duì)責(zé)任不明的議定事項(xiàng),，及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)并協(xié)調(diào)督促有關(guān)單位落實(shí),。嚴(yán)格做好文件資料歸檔，注重會(huì)后總結(jié),，分析問題,，改進(jìn)工作。會(huì)議服務(wù)人員時(shí)刻注意觀察和隨聽音響設(shè)備運(yùn)行狀況。從化區(qū)會(huì)議服務(wù)平臺(tái)

會(huì)議服務(wù)送客時(shí)主動(dòng)為出入來賓開門,，動(dòng)作要輕,，避免弄出聲響，影響會(huì)場(chǎng)秩序,。廣東企業(yè)商務(wù)會(huì)議服務(wù)外包

商務(wù)會(huì)議的會(huì)議模式——互聯(lián)網(wǎng)視頻會(huì)議： 互聯(lián)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)會(huì)議形式它較大的特點(diǎn)就是可以實(shí)現(xiàn)音頻,、視頻、數(shù)據(jù),、圖像,、程序的遠(yuǎn)程同步共享，因此常常用于特定的匯報(bào)或研討性會(huì)議,，完全可以達(dá)到現(xiàn)場(chǎng)演示的效果,；此外，在以下這些領(lǐng)域,，互聯(lián)網(wǎng)視頻會(huì)議也得到了普遍的應(yīng)用： ● 遠(yuǎn)程：機(jī)關(guān)的遠(yuǎn)程會(huì)議,、遠(yuǎn)程報(bào)稅、遠(yuǎn)程報(bào)關(guān),、遠(yuǎn)程審案等,； ● 遠(yuǎn)程商務(wù)：遠(yuǎn)程會(huì)議、員工培訓(xùn),、遠(yuǎn)程洽談,、遠(yuǎn)程股評(píng)、產(chǎn)品發(fā)布,、遠(yuǎn)程會(huì)展,、遠(yuǎn)程拍賣等； ● 遠(yuǎn)程教育：遠(yuǎn)程教學(xué),、遠(yuǎn)程培訓(xùn),、遠(yuǎn)程研討； ● 遠(yuǎn)程醫(yī)療：遠(yuǎn)程會(huì)診,、遠(yuǎn)程手術(shù)觀摩,； ● 其它應(yīng)用：遠(yuǎn)程監(jiān)控、遠(yuǎn)程調(diào)度,、遠(yuǎn)程采訪,、可視聊天......等等。 互聯(lián)網(wǎng)視頻會(huì)議實(shí)現(xiàn)的功能： 互聯(lián)網(wǎng)視頻會(huì)議不只可以滿足用戶音頻,、視頻,、數(shù)據(jù)、圖像,、程序遠(yuǎn)程共享的需求,，系統(tǒng)同時(shí)具有強(qiáng)大的會(huì)議管理,、會(huì)議輔助功能,用戶可以展開豐富多樣的會(huì)議討論,就某項(xiàng)具體的方案或計(jì)劃進(jìn)行演示、匯報(bào),，較大限度地實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議的自助管理,。廣東企業(yè)商務(wù)會(huì)議服務(wù)外包

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