不管什么樣的會議或者展覽,，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加,。作為主辦者,，邀請的方式非常重要,。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布,、回執(zhí)處理,、確認通知等3個程序。信息發(fā)布--從媒體上分有印刷品(包括邀請信函,、組織文件,、會議通知),、電子郵件,、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題,、時間,、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排,、費用及標準等等,，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望,。酒店有不同的風格,，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發(fā)布會的內(nèi)容相統(tǒng)一,。許昌哪家會務策劃公司效果好

會都模式,，是會議產(chǎn)業(yè)發(fā)展到一定程度產(chǎn)生的，我們將其大致概括為三類發(fā)展模式:1,、旅游市場導向型:依附***的旅游目的地或中轉(zhuǎn)過境地,，借該地觀光旅游之勢，依托旅游市場,，導入會議需求,，形成觀光旅游型會議聚集，包括以會議方式存在的獎勵旅游和福利旅游等,。云安會都是一個典型案例,。2、城市商務導向型:由大都市的商務會議市場需求拉動,，產(chǎn)生聚集效應,，形成商務接待與商務會議型會都，多位于經(jīng)濟繁華大都市郊區(qū),。3,、資源支撐型:由特色、新奇或珍惜的資源所支撐,，尤其是與休閑度假緊密相關(guān)的資源,，如溫泉、滑雪,、濱海等,，形成休閑度假目的地，其必需的周一至周五及淡季資源利用,，形成了對會議市場的規(guī)?；_發(fā)，產(chǎn)生了會都聚集,。洛陽會務會議會務活動的承辦是個非常全的工作,，包括前期策劃、中期制作和溝通、現(xiàn)場的執(zhí)行和服務,、會后的跟蹤等,。

確定時間、流程與目標管理,，并做好反饋,、調(diào)整。時間的控制,，一般以時間進度表的方式來表現(xiàn),。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地，一般來說,前面的時間,、進度要安排得緊湊一些,，保證后面有時間來調(diào)整、完善,。整個活動是一個系統(tǒng)工程,，流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機組合的過程管理,。比如在活動中,，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程,、規(guī)格,，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù),，人數(shù)確定才能落實場地,，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識,，便于找出工作的關(guān)鍵點,、重點、難點,，一般以程序框圖表現(xiàn),。

保險應當是展覽業(yè)人士所掌握的業(yè)務，大部分展覽保險是展出者概括成運輸,、施工等規(guī)定條款聽取保險公司建議后安排的,。展出者一般可以使用有長期關(guān)系的保險公司。如果展覽會所在地有規(guī)定必須使用指定保險公司,，在了解清楚后按規(guī)定辦,。展覽會組織者通常會推薦可靠的保險公司。有些專業(yè)的展覽保險公司可以提供一攬子展覽保險,。如果展出者辦有長年保險,，可以不再專門為展覽辦理保險,。只需要將展覽保險納入長年保險范圍之內(nèi)既可，保險公司可能不會增加保險金,。如果是集體展出組織者投保，如果有長業(yè)務關(guān)系,，保險公司也可以提供優(yōu)惠標準,。集體展出組織者一般不會承擔保險費用，但是往往會統(tǒng)一辦理保險,。集體辦理保險可以省去參展者精力,，費用均攤標準也會低一些。保險z重要的單證是受保險單,。其他可能使用的單證有受損報告書,。會議服務顧問思義是提供會議服務，這種服務包括會議場地推介,、會議餐飲服務,、會議接待、會議流程控制等,。

會議及展覽的預算不是一個概念,。通常而言，會議預算包括以下幾個方面:

1,、交通費用

交通費用可以細分為:

(1),、出發(fā)地至會務地的交通費用--包括航班、鐵路,、公路,、客輪，以及目的地車站,、機場,、碼頭至住宿地的交通(2)、會議期間交通費用--主要是會務地交通費用,，包括住宿地至會所的交通,、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通,、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通,。

(3)、歡送交通及返程交通--包括航班,、鐵路,、公路、客輪及住宿地至機場,、車站,、港口的交通費用,。

2、會議室/廳費用 會議會務活動分為會議服務和會議策劃兩大部分,，而不同的會議形式在會議公司承辦過程中其模式也會不一樣,。西工區(qū)大型會務組織公司好

在會前要根據(jù)會議的形式和內(nèi)容制定詳細的工作、執(zhí)行和應急方案,。許昌哪家會務策劃公司效果好

會標,、背景板、展板會標一般指會議名稱和會議標語橫幅,。為強化會議效果,，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板(采用噴繪畫面),，特別是一些特殊的如黨代會等,，采用噴繪背景板，可將黨徽,、旗幟等噴繪在畫面上,，從而節(jié)約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時,，一定要注意采用環(huán)保材料,，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議氛圍，對與會者,，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利,。為渲染會議或活動，會場內(nèi)外放置展板是有效方法,。許昌哪家會務策劃公司效果好

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