實(shí)現(xiàn)檔案管理走向數(shù)字化,，重點(diǎn)在于檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。要把紙質(zhì)檔案,，像是各式各樣的文字資料,、圖表、聲像內(nèi)容等,，借助掃描,、錄入等手段存進(jìn)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)。完成這一過程,，一方面得有相應(yīng)的硬件設(shè)施，另一方面要有適配的管理軟件,。硬件方面包含電腦設(shè)備,、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)之類,；軟件呢,，就是專門為檔案管理研發(fā)設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)。上海新影捷信息技術(shù)有限公司在2005年成立,，多年來始終專注于以檔案數(shù)字化建設(shè)為**的全流程檔案服務(wù)工作,。在行業(yè)內(nèi)，它屬于少數(shù)幾家擁有“雙軟資質(zhì)”,、“信息安全服務(wù)資質(zhì)”等一系列檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與服務(wù)資質(zhì)的****,，在檔案數(shù)字化領(lǐng)域頗具實(shí)力。 應(yīng)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作組織,，對(duì)數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,、組織實(shí)施。河北文書檔案數(shù)字化服務(wù)公司

    檔案管理系統(tǒng)具備不少特點(diǎn),。它以檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì),，專、業(yè)性強(qiáng),，操作簡(jiǎn)便,，易于上手。檔案數(shù)字化后的電子文件,，依據(jù)歸檔整理規(guī)則,，在企事業(yè)、單位,、學(xué),、校等各行業(yè)均有應(yīng)用。該系統(tǒng)主要包含檔案管理、查詢管理,、用戶管理,、系統(tǒng)維護(hù)、操作幫助等模塊,，覆蓋資料登記,、立卷歸檔、檢索借閱,、檔案移交等各項(xiàng)日常工作,，使檔案數(shù)字化處理流程規(guī)范有序，工作效率有所提升,。它支持保存如word,、excel、掃描文件等多種格式的電子文件,，同時(shí)也支持通過瀏覽器在線預(yù)覽,。 江西基建檔案數(shù)字化加工流程應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時(shí)反饋和修正,。

在檔案數(shù)字化加工過程是完成紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化的過程,，提升檔案查詢效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享,，主要步驟有檔案整理,、著錄、掃描,、圖像處理,、數(shù)據(jù)掛接等檔案工作人員拿到檔案后，首先要對(duì)檔案進(jìn)行分類整理,，包括對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),，核對(duì)檔案頁(yè)碼，粘貼頁(yè)撕開,，頁(yè)號(hào)編寫有誤的重新編號(hào),，對(duì)可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時(shí)的批次處理,。如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處理；如果文件存在破損,，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)并做好標(biāo)注,；對(duì)于文件破損嚴(yán)重不能修復(fù)掃描的應(yīng)做好區(qū)分標(biāo)注。檔案數(shù)字化后,，電子檔案的移交,、電子檔案接收,、電子檔案管理、電子檔案安全等模塊,。其中移交過程包括電子文件的采集,、整理和封裝；接收過程包括電子文件的檢查,、處理與入庫(kù),；整理過程包括電子文件的維護(hù)、鑒定與統(tǒng)計(jì),；安全模塊包括權(quán)限及訪問控制等,；該系統(tǒng)保障電子檔案在移交接收階段的可靠性，實(shí)現(xiàn)立檔單位同檔案館系統(tǒng)間的無縫連接,，確保電子文件在生命周期中的真實(shí),、有效、可用,。適用于高校檔案館,、企事業(yè)單位檔案館等。

檔案局積極推動(dòng)數(shù)字檔案資源管理相關(guān)的研究和實(shí)踐,，發(fā)布了多項(xiàng)相關(guān)政策和規(guī)定。新增了檔案信息化建設(shè)專章,，對(duì)系統(tǒng)建設(shè),、合法要件、移交接收等方面作出具體規(guī)定,，為數(shù)字資源共享利用提供了法律支撐,。此外，檔案局還發(fā)布了《檔案數(shù)字資源備份實(shí)施規(guī)范》等多項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),，規(guī)范了檔案數(shù)字資源的備份,、管理、利用等方面的工作,。這些標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施有助于企業(yè)建立完善的數(shù)字化檔案管理體系,，提高企業(yè)信息資源的綜合利用效率。在實(shí)際操作中,，各級(jí)檔案館也按照相關(guān)政策規(guī)定,，開展數(shù)字化檔案的訪問和利用工作。例如,，通過建設(shè)數(shù)字檔案館（室）,，大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用,。同時(shí),，還采取各種形式研究、開發(fā)檔案資源，為各方面利用檔案資源提供服務(wù),。掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù),，盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。

    過去想要提高經(jīng)濟(jì)效益,，常常采用粗放型的做法,，單純地靠增加辦公人員數(shù)量、多支出辦公費(fèi)用來應(yīng)對(duì)難題,，這么一來,，管理成本一個(gè)勁兒地往提升。檔案數(shù)字化以及用數(shù)字化手段管理檔案之后,，情況就大不一樣了,。原本以紙質(zhì)作為載體的檔案信息，變成了機(jī)讀檔案,。一方面,，保管費(fèi)用降下來了，存放檔案所需的占地空間也變小了,；另一方面,，查閱檔案變得格外便捷，不用再像以前那樣反復(fù)印制資料,，由此避免了紙張和人力的浪費(fèi),。在增強(qiáng)檔案原件保護(hù)上，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化電子檔案后,，檔案在使用時(shí)安全性更高了,。特別是對(duì)于那些歷史久遠(yuǎn)的檔案材料而言，經(jīng)過檔案數(shù)字化處理,，無疑是給它們加上了一道更好的保護(hù)屏障,，能更長(zhǎng)久地留存下去。 應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂,。河北文書檔案數(shù)字化服務(wù)公司

紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,，應(yīng)保存數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境,、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù),。河北文書檔案數(shù)字化服務(wù)公司

確保掃描圖像清晰度、完整性和準(zhǔn)確性的方法

1,、選擇合適的掃描設(shè)備：根據(jù)檔案的類型和數(shù)量,，選擇合適的掃描設(shè)備，如平板掃描儀適合高分辨率的證件掃描,，饋紙式掃描儀適合大量文件的快速掃描,。

2,、設(shè)置合適的掃描參數(shù)：在開始掃描之前，設(shè)置合適的掃描參數(shù),，如分辨率,、文件格式和顏色模式。一般情況下,，300 DPI（每英寸點(diǎn)數(shù)）是一個(gè)合適的選擇,，對(duì)于需要高質(zhì)量的證件，建議選擇600 DPI,。文件格式可以選擇PDF,、JPEG或TIFF，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行選擇,。

3,、整理檔案：確保要掃描的檔案沒有折痕、污漬或其他損壞,，以免影響掃描質(zhì)量,。對(duì)于破損的檔案，應(yīng)先進(jìn)行修復(fù),。

4,、正確放置和掃描：確保證件放置在掃描儀的正確位置，避免傾斜或偏移,。逐頁(yè)掃描多頁(yè)檔案,，確保每一頁(yè)都能清晰可見。

5,、檢查掃描效果：每掃描完一頁(yè)，及時(shí)檢查掃描效果,，確保沒有模糊或遺漏,。如有需要，可以進(jìn)行重新掃描或后期處理,。 河北文書檔案數(shù)字化服務(wù)公司