檔案管理系統(tǒng)具備不少特點,。它以檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》為標準進行設(shè)計，專,、業(yè)性強,，操作簡便，易于上手,。檔案數(shù)字化后的電子文件,，依據(jù)歸檔整理規(guī)則，在企事業(yè),、單位,、學、校等各行業(yè)均有應(yīng)用,。該系統(tǒng)主要包含檔案管理,、查詢管理、用戶管理,、系統(tǒng)維護,、操作幫助等模塊，覆蓋資料登記,、立卷歸檔,、檢索借閱,、檔案移交等各項日常工作，使檔案數(shù)字化處理流程規(guī)范有序,，工作效率有所提升,。它支持保存如word、excel,、掃描文件等多種格式的電子文件,，同時也支持通過瀏覽器在線預覽。 確保設(shè)施設(shè)備安全,、先進,，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。江蘇檔案數(shù)字化

在檔案數(shù)字化加工過程是完成紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化的過程,，提升檔案查詢效率,，實現(xiàn)檔案信息共享，主要步驟有檔案整理,、著錄,、掃描、圖像處理,、數(shù)據(jù)掛接等檔案工作人員拿到檔案后,，首先要對檔案進行分類整理，包括對檔案進行統(tǒng)一編號,，核對檔案頁碼,，粘貼頁撕開，頁號編寫有誤的重新編號,，對可拆訂的做拆訂處理,，以便掃描時的批次處理。如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,，應(yīng)進行相應(yīng)處理,；如果文件存在破損，應(yīng)先進行技術(shù)修復并做好標注,；對于文件破損嚴重不能修復掃描的應(yīng)做好區(qū)分標注,。檔案數(shù)字化后，電子檔案的移交,、電子檔案接收,、電子檔案管理、電子檔案安全等模塊,。其中移交過程包括電子文件的采集,、整理和封裝；接收過程包括電子文件的檢查,、處理與入庫,；整理過程包括電子文件的維護,、鑒定與統(tǒng)計；安全模塊包括權(quán)限及訪問控制等,；該系統(tǒng)保障電子檔案在移交接收階段的可靠性，實現(xiàn)立檔單位同檔案館系統(tǒng)間的無縫連接,，確保電子文件在生命周期中的真實,、有效、可用,。適用于高校檔案館,、企事業(yè)單位檔案館等。浙江檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系,，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用,。

高校檔案信息化管理技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用，通過開發(fā)程序?qū)崿F(xiàn)信息資料的數(shù)據(jù)化處理和存儲,，顯著提高了服務(wù)效率和檔案查閱質(zhì)量,。例如，智能技術(shù)中的圖像識別技術(shù),、自然語言處理技術(shù)等,，可以自動識別圖片、文本中的內(nèi)容,，并進行分類,，提高了分類的效率和準確性。

同時,，智能技術(shù)中的推薦系統(tǒng)技術(shù),、信息可視化技術(shù)等也在高校檔案檢索中發(fā)揮了重要作用。通過對用戶行為和偏好進行分析,，自動給用戶推薦相關(guān)的信息資源,，并以圖形化的方式呈現(xiàn)檢索結(jié)果，幫助用戶直觀地了解檢索結(jié)果的相關(guān)性和分布情況,，提升了用戶的檢索體驗,。未來，隨著多模態(tài)信息集成,、深度學習技術(shù)的進一步應(yīng)用,，以及個性化服務(wù)的實現(xiàn)，智能技術(shù)將會在高校數(shù)字檔案管理領(lǐng)域發(fā)揮越來越重要的作用,，帶來更加智能,、數(shù)字檔案信息資源管理服務(wù)。

一,、儲備紙質(zhì)檔案的正確方法環(huán)境條件溫濕度控制：溫度范圍控制在518℃,，相對濕度維持在50%60%之間,，有條件的可配備恒溫恒濕空氣調(diào)節(jié)器。若條件有限,，也可以采用室內(nèi)自然通風與放置無水氯化鈣,、硅膠、石灰等簡易吸濕材料相結(jié)合的措施,。光照控制：應(yīng)安裝百葉窗或厚窗簾,，避免陽光直射。照明度應(yīng)嚴格控制,，一般維持在30~50Lux為宜,，可使用白熾燈并安裝防護玻璃罩或涂紫外吸收劑。衛(wèi)生防疫防塵措施：檔案室的墻壁和地面應(yīng)選擇堅硬光滑的材料,，以便于清潔,。進入檔案室的人員需更換工作服并經(jīng)過強風吹塵，防止灰塵帶入,。二,、需要預防的風險環(huán)境風險高溫、高濕或低濕,、強光照等環(huán)境條件都可能對紙質(zhì)檔案造成損害,，如字跡褪色、紙張變形等,。因此,，必須嚴格控制檔案室的溫濕度和光照條件。管理風險檔案管理人員的不當操作,，如頻繁翻動檔案,、不及時清理灰塵等，都可能對檔案造成損害,。因此,，必須加強對檔案管理人員的培訓和管理，確保他們熟悉檔案的保護方法并嚴格遵守相關(guān)規(guī)定,。各單位應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度,、開放程度、利用率,、亟待搶救程度,、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃。

    實現(xiàn)檔案管理走向數(shù)字化,，重點在于檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化,。要把紙質(zhì)檔案，像是各式各樣的文字資料、圖表,、聲像內(nèi)容等,，借助掃描、錄入等手段存進計算機數(shù)據(jù)庫,。完成這一過程,，一方面得有相應(yīng)的硬件設(shè)施，另一方面要有適配的管理軟件,。硬件方面包含電腦設(shè)備,、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機之類,；軟件呢，就是專門為檔案管理研發(fā)設(shè)計的檔案管理系統(tǒng),。上海新影捷信息技術(shù)有限公司在2005年成立,，多年來始終專注于以檔案數(shù)字化建設(shè)為**的全流程檔案服務(wù)工作。在行業(yè)內(nèi),，它屬于少數(shù)幾家擁有“雙軟資質(zhì)”,、“信息安全服務(wù)資質(zhì)”等一系列檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與服務(wù)資質(zhì)的****，在檔案數(shù)字化領(lǐng)域頗具實力,。 應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進行定期維護,、保養(yǎng)。浙江檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作

工作方案審批結(jié)果應(yīng)與數(shù)字化工作過程中形成的其他文件一并保存,。江蘇檔案數(shù)字化

存儲格式的選擇原則存用分離原則：檔案的數(shù)字化成果應(yīng)實行存用分離的原則,，即形成兩種以上不同格式的數(shù)據(jù)。一類是長期保存的數(shù)據(jù),，采用TIFF,、JPEG或JPEG2000等通用格式；另一類是實際投入使用的數(shù)據(jù),，采用PDF,、OFD等格式。這樣既能保證檔案的長期保存質(zhì)量,，又能滿足實際利用需求,。同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式：為確保檔案的一致性和管理便捷性，同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式,。這有助于減少管理成本和提高利用效率,。根據(jù)實際需求選擇合適的壓縮率：在選擇存儲格式時，應(yīng)根據(jù)實際需求選擇合適的圖像壓縮率,。既要確保圖像清晰,、完整、不失真,，又要比較大限度地接近紙質(zhì)原件,。同時,，還要考慮存儲成本和利用效率等因素。江蘇檔案數(shù)字化