數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來創(chuàng)新變革,，它能對(duì)檔案及檔案材料的收集,、鑒別,、整理、保管,、轉(zhuǎn)遞,、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常事務(wù),，施行檔案數(shù)字化管控,。憑借組、織系統(tǒng)專網(wǎng)，還可達(dá)成檔案的網(wǎng)上瀏覽與遠(yuǎn)程查借閱功能,。依據(jù)檔案業(yè)務(wù)流程,，獲系統(tǒng)管理員授權(quán)后，單位內(nèi)部領(lǐng),、導(dǎo)與相關(guān)科室人員能于各自辦公室查閱檔案,，外來查檔單位既能在閱檔室借助電腦查看電子檔案，也可利用網(wǎng)絡(luò)達(dá)成遠(yuǎn)程閱檔,。該系統(tǒng)投,、入運(yùn)行后，工作效率得以大幅增進(jìn),，工作服務(wù)的水準(zhǔn)與質(zhì)量得到提升,，促使檔案從單純管理邁向信息研究與利用，實(shí)現(xiàn)本質(zhì)性轉(zhuǎn)變,。 應(yīng)采取有效的管理和技術(shù)手段,，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。聲像檔案數(shù)字化加工流程

    數(shù)字檔案室,，是單位在履行自身職能期間,，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，針對(duì)電子檔案以及傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字副本這類數(shù)字檔案信息,，展開采集,、整理、存儲(chǔ),、管理工作,，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，且憑借不同類型網(wǎng)絡(luò),，向外提供共享利用以及有限的公共檔案信息服務(wù),，它本質(zhì)上是一個(gè)檔案信息集成管理平臺(tái)。相較于傳統(tǒng)檔案室,，數(shù)字檔案室有著自身獨(dú)特之處與功能,。其一便是檔案資源“數(shù)字”化，它能以統(tǒng)一的數(shù)字樣式存儲(chǔ)各類信息,，涵蓋文本,、圖像、聲音,、視頻等,，如此既節(jié)省了存儲(chǔ)空間，又優(yōu)化了組,、織形式,?？梢哉f，信息記錄形式的“數(shù)字”化,，構(gòu)成了數(shù)字檔案室**為基本的特征,。 湖南行政檔案數(shù)字化服務(wù)公司宜對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案進(jìn)行**論證，確保其科學(xué),、規(guī)范,、合理。

    數(shù)字檔案室具備檔案利用知識(shí)化,、檔案數(shù)字化等特性,。它把文書、照片,、錄像等各類信息載體與信息源,，基于知識(shí)單元進(jìn)行有機(jī)整合并相互鏈接，以動(dòng)態(tài)分布形式給用戶供給服務(wù),，達(dá)成從單純提供檔案邁向提供知識(shí)的轉(zhuǎn)變,。數(shù)字檔案室構(gòu)建要遵循“資源為先，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,，整體推進(jìn),，確保安全”準(zhǔn)則，做好統(tǒng)籌規(guī)劃,，積極落實(shí),，力求實(shí)效。其中,，資源為先至關(guān)重要,，畢竟資源建設(shè)是其根基。數(shù)字檔案室應(yīng)秉持“資源為王”理念,，聚焦數(shù)字檔案資源建設(shè)，重視非數(shù)字檔案的數(shù)字化,，以及數(shù)字檔案的及時(shí),、完整、有,、效歸檔,，規(guī)劃設(shè)計(jì)要以確保數(shù)字檔案資源質(zhì)量為首要考量。數(shù)字檔案室的建設(shè),，應(yīng)促使數(shù)字檔案資源齊全,、完整，利于對(duì)其進(jìn)行有,、效管理與便捷利用,。

    云展示管理系統(tǒng)是在響應(yīng)GJ所倡導(dǎo)的檔案數(shù)字化“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略背景下誕生的,，屬于互聯(lián)網(wǎng)文化行業(yè)大數(shù)據(jù)SaaS應(yīng)用系統(tǒng)。它的主要用途是助力各單位把諸如檔案專題資料,、電子畫冊(cè),、宣傳視頻、業(yè)務(wù)辦事指南這類需要對(duì)外展示的編研成果,，上傳至云平臺(tái),。之后，借助web網(wǎng)頁,、手機(jī)移動(dòng)端以及線下顯示大屏設(shè)備等來對(duì)外展示,、宣傳。運(yùn)用云展示系統(tǒng)后,，檔案信息傳遞模式出現(xiàn)重大轉(zhuǎn)變,，從以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)傳遞，邁入檔案數(shù)字化階段,，進(jìn)而邁向互聯(lián)網(wǎng)模式,，這與當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展走向相符。并且,，依靠PC端,、移動(dòng)端以及顯示屏終端等途徑來傳遞信息、開展宣傳,，使得信息的傳播速率得以***提升,，影響力也進(jìn)一步擴(kuò)大，為各單位的宣傳工作帶來諸多助益,。 可采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)與人工校對(duì)相結(jié)合的方式,，對(duì)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查。

存儲(chǔ)格式的選擇原則存用分離原則：檔案的數(shù)字化成果應(yīng)實(shí)行存用分離的原則,，即形成兩種以上不同格式的數(shù)據(jù),。一類是長(zhǎng)期保存的數(shù)據(jù)，采用TIFF,、JPEG或JPEG2000等通用格式,；另一類是實(shí)際投入使用的數(shù)據(jù)，采用PDF,、OFD等格式,。這樣既能保證檔案的長(zhǎng)期保存質(zhì)量，又能滿足實(shí)際利用需求,。同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲(chǔ)格式：為確保檔案的一致性和管理便捷性,，同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲(chǔ)格式。這有助于減少管理成本和提高利用效率,。根據(jù)實(shí)際需求選擇合適的壓縮率：在選擇存儲(chǔ)格式時(shí),，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求選擇合適的圖像壓縮率,。既要確保圖像清晰、完整,、不失真,，又要比較大限度地接近紙質(zhì)原件。同時(shí),，還要考慮存儲(chǔ)成本和利用效率等因素,。人員管理制度主要對(duì)人員的安全責(zé)任、日常行為,、外聘人員信息審核及管理,。湖南行政檔案數(shù)字化服務(wù)公司

應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。聲像檔案數(shù)字化加工流程

高校檔案中檔案數(shù)字化涉密工作需特別注意以下幾點(diǎn)：首先,，要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī),，如《檔案法》、《保密法》等,，確保數(shù)字化過程中檔案機(jī)密不被泄露,。其次，涉密檔案在數(shù)字化前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的清點(diǎn),、檢查與登記,，數(shù)字化過程中應(yīng)使用符合保密要求的設(shè)備和軟件，避免使用無保密保障的掃描設(shè)備或無線互聯(lián)功能的設(shè)備,。同時(shí),，數(shù)字化場(chǎng)所應(yīng)配備監(jiān)控設(shè)備，嚴(yán)格限制人員出入,，數(shù)字化工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議,，并接受保密培訓(xùn)。

此外,，數(shù)字化完成后,，涉密檔案及其數(shù)字信息應(yīng)妥善存儲(chǔ)和管理，存儲(chǔ)介質(zhì)需根據(jù)檔案密級(jí)采取相應(yīng)的保密防護(hù)措施,。之后,，應(yīng)建立完善的檔案利用制度，對(duì)涉密檔案的利用進(jìn)行嚴(yán)格審批和監(jiān)管,，確保檔案在利用過程中的安全。 聲像檔案數(shù)字化加工流程