為確保各門類電子檔案及其元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和及時(shí)采集,、捕獲、保存,，提供便捷,、有效的數(shù)字檔案資源利用，應(yīng)結(jié)合檔案數(shù)字化,、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)或運(yùn)行需要,，為數(shù)字檔案室配備必要的正版基礎(chǔ)軟件，包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng),、中間件、全文檢索,、光學(xué)字符識別（OCR）等軟件,。應(yīng)選用主流數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如關(guān)系型數(shù)據(jù)庫,，其性能應(yīng)能支持本單位今后較長一個時(shí)期數(shù)字檔案資源管理的需要,。安全保障體系應(yīng)結(jié)合實(shí)際，參照信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)有關(guān)要求,，從多層面為數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建立安全保障體系,。涉密數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)必須按照國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級保護(hù)的規(guī)定執(zhí)行?？刹捎糜?jì)算機(jī)自動校對與人工校對相結(jié)合的方式,，對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查。上海會計(jì)檔案數(shù)字化加工流程

檔案數(shù)字化加工的著錄是將整理后的檔案,，按照檔案標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》結(jié)合用戶檔案著錄的具體要求,，將案卷目錄和卷內(nèi)目錄的原始數(shù)據(jù),、主題標(biāo)引、分類標(biāo)引錄入到軟件數(shù)據(jù)庫里,。按照原件實(shí)體檔案條目,，對錯誤檔案目錄數(shù)據(jù)修改和補(bǔ)充的數(shù)據(jù)，須填寫更改資料并放入案卷內(nèi),，卷內(nèi)目錄不全的需補(bǔ)充完整,。檔案掃描是紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵步驟。原件的掃描與存儲格式應(yīng)完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描,，對實(shí)際掃描卷數(shù),、每卷的頁數(shù)要做好登記。上海會計(jì)檔案數(shù)字化加工流程數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時(shí),，可采用該檔案的檔號對圖像命名,。

數(shù)字檔案室，是指單位在履行職能過程中,，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理,、存儲,、管理，檔案數(shù)字化,，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺,。與傳統(tǒng)檔案室相比較，數(shù)字檔案室具有獨(dú)有的特點(diǎn)和功能：檔案資源“數(shù)字”化,。數(shù)字檔案室以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息,，包括文本、圖像,、聲音,、視頻等，壓縮了存儲空間,，改進(jìn)了組織形式,。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案室的基本特征,。

數(shù)字檔案室的專業(yè)類電子文件歸檔基本要求在履行本單位主要職能過程中產(chǎn)生的檔案數(shù)字化專業(yè)類電子文件都應(yīng)收集,、歸檔，包括但不限于檔案局頒布的首批,、第二批專業(yè)檔案基本目錄所列內(nèi)容,。各種專業(yè)類電子文件的整理、鑒定,、編目參照相應(yīng)的管理辦法執(zhí)行,。以數(shù)據(jù)庫形式存在的專業(yè)類電子文件,，如人口、環(huán)境,、農(nóng)業(yè)等各種普查數(shù)據(jù),，可以 XML 等跨平臺通用格式收集、歸檔,，或直接以原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件歸檔,，同時(shí)歸檔一套完整的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)文檔。以電子文檔形式存在的專業(yè)類電子文件,，可參考文書類電子檔案的各項(xiàng)管理要求執(zhí)行,。檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo),，完成質(zhì)量監(jiān)控等方面的工作,。

什么是檔案數(shù)字化？檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描,、錄入等方式將信息存儲到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中,，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單,、存儲空間小,、維護(hù)方便、安全等功效,。 檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù),、掃描技術(shù)、OCR技術(shù),、多媒體技術(shù),、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。建設(shè)數(shù)字化的檔案管理應(yīng)注重對檔案管理系統(tǒng)的選擇,，一款好的檔案管理系統(tǒng),，往往對檔案管理工作者完成各項(xiàng)檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益,，而且還可以大幅提高辦公效率,。應(yīng)通過科學(xué)規(guī)范的管理制度，對工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理,。上海會計(jì)檔案數(shù)字化加工流程

為強(qiáng)化數(shù)字化工作的安全性,，應(yīng)加強(qiáng)對外聘工作人員的審核。上海會計(jì)檔案數(shù)字化加工流程

開發(fā)或采用功能完善,、安全可靠,、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng),，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化,、檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化,、網(wǎng)絡(luò)化。根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求,，修訂完善檔案工作流程,、文件材料以及聲像（照片、錄音,、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表,，以及適合電子檔案管理、利用,、安全保障,、應(yīng)急處置等各項(xiàng)規(guī)章制度，明確要求和權(quán)限,，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理,，保證數(shù)字檔案室運(yùn)行順暢。加大人才建設(shè)力度,，通過培訓(xùn)或引進(jìn)人才,，為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運(yùn)行儲備既通曉信息技術(shù)，又精通信息資源管理,、知識管理的人才,。上海會計(jì)檔案數(shù)字化加工流程

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