數(shù)字檔案室建設(shè)符合國家和社會信息化發(fā)展要求,，有利于提高機關(guān)檔案工作水平,，檔案數(shù)字化有利于維護機關(guān)檔案信息的真實、完整,、可用和安全,，提升機關(guān)行政效率和公共服務(wù)能力；有利于促進國家中心信息資源建設(shè),，實現(xiàn)信息資源總量增加,、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，為數(shù)字檔案館的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ),，以推動全國檔案信息化工作健康,、均衡發(fā)展。數(shù)字檔案室解決方案具有安全保障體系,，系統(tǒng)采用先進的技術(shù)框架,、并集成數(shù)據(jù)防泄漏系統(tǒng)、內(nèi)網(wǎng)終端安全管理系統(tǒng)等安全防護軟件,，持續(xù)不斷的提供安全穩(wěn)定的數(shù)字檔案運行環(huán)境,。應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度,、字段類型,、字段內(nèi)容要求等。會計檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作

數(shù)字檔案室的標準規(guī)范性要求包括檔案數(shù)字化資源的收集,、整理,、編目、著錄,、格式,、品質(zhì)等應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）,、《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）等國家標準或地方規(guī)范的要求,；應(yīng)參照國家或地方相關(guān)標準規(guī)范設(shè)置,、獲得電子檔案元數(shù)據(jù)，推薦采用包括文件實體,、機構(gòu)人員實體,、業(yè)務(wù)實體在內(nèi)的多實體元數(shù)據(jù)方案，元數(shù)據(jù)的賦值應(yīng)以自動獲得為主,、手工著錄為輔,。按照客觀事實編輯形成的電子文件可收集、歸檔,。北京檔案數(shù)字化加工流程紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律,，真實反映檔案內(nèi)容，很大程度地展現(xiàn)檔案原貌,。

數(shù)字檔案室,，是指單位在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集,、整理,、存儲、管理,，檔案數(shù)字化,，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。與傳統(tǒng)檔案室相比較,，數(shù)字檔案室具有獨有的特點和功能：檔案資源“數(shù)字”化,。數(shù)字檔案室以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本,、圖像,、聲音、視頻等,，壓縮了存儲空間,，改進了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化,，是數(shù)字檔案室的基本特征,。

檔案數(shù)字化的必然性。檔案是指有保存價值的各種文字,、圖表,、聲像等不同形式的資料，為了充分發(fā)揮檔案資源的價值,，必須要解決好檔案的收集,、管理、保存和利用的問題，但長期以來,，很多企事業(yè),、學(xué)校等單位檔案資料固守傳統(tǒng)的模式，一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室里面,，查找檢索起來非常費時,，存儲檔案空間又大，維護起來也不方便,，對檔案的備份也需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯誤,，這對社會經(jīng)濟的發(fā)展不利,，隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為必然的趨勢,。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)經(jīng)審批后嚴格執(zhí)行,。

數(shù)字檔案室建設(shè)要嚴格遵循標準規(guī)范，進行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換,，積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理,，推進數(shù)字檔案資源建設(shè)。應(yīng)用先進技術(shù)和手段,，保證數(shù)字檔案資源真實,、完整、可用和安全,，滿足各類用戶共享需求,。根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求，修訂完善檔案工作流程,、文件材料以及聲像（照片,、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表,，以及適合電子檔案管理,、利用、安全保障,、應(yīng)急處置等各項規(guī)章制度,，明確要求和權(quán)限，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理,，保證數(shù)字檔案室運行順暢,。加大人才建設(shè)力度，通過培訓(xùn)或引進人才,，為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運行儲備既通曉信息技術(shù),，又精通信息資源管理、知識管理的人才。掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對檔案實體的保護,，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設(shè)備進行數(shù)字化,。湖南聲像檔案數(shù)字化服務(wù)

應(yīng)加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全,。會計檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作

數(shù)字檔案室聲像類電子文件的歸檔范圍應(yīng)參考《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）第4章或同級檔案行政管理部門的具體要求執(zhí)行,。收集、歸檔的聲像類電子文件,、檔案數(shù)字化應(yīng)經(jīng)過挑選和系統(tǒng)整理,，應(yīng)能系統(tǒng)、客觀地記錄本單位的重要職能活動,，以及歷次活動的主要內(nèi)容,、主要人物、主要場景等,。聲像類電子檔案應(yīng)主題鮮明,、影像和語音清晰、人物形象端正,。照片類電子檔案應(yīng)以TIFF,、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）信息保存完整,，像素數(shù)不低于300萬,；重要或珍貴的錄音類電子檔案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存,，音頻采樣率不低于44.1kHz,；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存,，比特率不低于8Mbps,。會計檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作

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