檔案局積極推動數(shù)字檔案資源管理相關(guān)的研究和實(shí)踐，發(fā)布了多項(xiàng)相關(guān)政策和規(guī)定,。新增了檔案信息化建設(shè)專章,，對系統(tǒng)建設(shè)、合法要件,、移交接收等方面作出具體規(guī)定,，為數(shù)字資源共享利用提供了法律支撐。此外,，檔案局還發(fā)布了《檔案數(shù)字資源備份實(shí)施規(guī)范》等多項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),，規(guī)范了檔案數(shù)字資源的備份、管理,、利用等方面的工作,。這些標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施有助于企業(yè)建立完善的數(shù)字化檔案管理體系，提高企業(yè)信息資源的綜合利用效率,。在實(shí)際操作中,，各級檔案館也按照相關(guān)政策規(guī)定，開展數(shù)字化檔案的訪問和利用工作,。例如,，通過建設(shè)數(shù)字檔案館（室），大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作,，及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用,。同時，還采取各種形式研究,、開發(fā)檔案資源,，為各方面利用檔案資源提供服務(wù)。應(yīng)加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件的管理,，明確數(shù)字化工作過程中形成文件的整理,、歸檔,、移交等管理要求。湖北基建檔案數(shù)字化服務(wù)

數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),、檔案數(shù)字化、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè),、數(shù)字檔案資源建設(shè),、保障體系建設(shè)。需要機(jī)關(guān)檔案部門,、信息化部門,、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實(shí)施。

主要包括：按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu),、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求,，建設(shè)適應(yīng)未來一定時期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施,。

除信息安全和管理方便的因素之外,，鼓勵依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。開發(fā)或采用功能完善,、安全可靠,、良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng),，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化,、網(wǎng)絡(luò)化。 天津人事檔案數(shù)字化加工流程應(yīng)制定科學(xué)化,、規(guī)范化的管理制度,，并在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量,。

    檔案數(shù)字化掃描時,，對掃描質(zhì)量把控很嚴(yán)。操作中得把紙張放正,，不能壓到紙張邊緣,，要確保沒有遺漏或錯誤掃描的情況，切實(shí)保證圖像質(zhì)量過關(guān),，要是發(fā)現(xiàn)有漏掃,、壓邊的，得馬上補(bǔ)全,、改正過來,。掃描出的圖像順序要跟原檔案頁碼順序相符，不能錯亂顛倒,，更不能有多頁,、重復(fù)頁,、漏頁這些問題。掃描登記也不容忽視,，掃描的時候，工作人員要認(rèn)真比對實(shí)際掃描的頁碼,、頁數(shù)與前處理時填的是否一樣,，不一樣的話，就得寫清楚原因以及想好處理辦法,，報(bào)給采購人審核,，得到同意后再按要求處理。一般掃描分辨率設(shè)為300dpi,，要是案卷里字跡小,、模糊或者排列密集，就得適當(dāng)提高分辨率,，讓掃描后的圖像清晰,、完整、不失真,，保證其打印效果不低于復(fù)印效果,，方便后續(xù)利用。

    檔案數(shù)字化工作開展后,，衍生出電子檔案移交,、接收、管理與安全維護(hù)等相關(guān)模塊,。就拿移交流程來說,，先是要對各類電子文件進(jìn)行收集，將分散的資料匯總起來,，接著按一定規(guī)則整理,，讓電子文件規(guī)整有序，***完成封裝操作,。而接收流程中,，工作人員需要仔細(xì)核驗(yàn)收到的電子文件，查看有無瑕疵,，再依規(guī)處理,，把合格的文件存入檔案庫。在整理環(huán)節(jié),，要做好電子文件的日常維護(hù),，保證文件狀態(tài)正常，依據(jù)既定標(biāo)準(zhǔn)評定文件價值,，同時做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),，明晰檔案的整體情況,。至于安全模塊，主要是設(shè)置合理的權(quán)限以及訪問手段,，限定不同人員的查看級別,，防止檔案信息泄露。這套體系使得電子檔案在移交接收時更為順暢,，實(shí)現(xiàn)立檔單位和檔案館系統(tǒng)緊密對接,，確保電子文件在存續(xù)期真實(shí)、有,、用,，適用于高校檔案館、企事業(yè)單位檔案館等地,。 主要包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案,、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單等,。

    數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來創(chuàng)新變革,，它能對檔案及檔案材料的收集、鑒別,、整理,、保管、轉(zhuǎn)遞,、統(tǒng)計(jì),、查閱等日常事務(wù)，施行檔案數(shù)字化管控,。憑借組,、織系統(tǒng)專網(wǎng)，還可達(dá)成檔案的網(wǎng)上瀏覽與遠(yuǎn)程查借閱功能,。依據(jù)檔案業(yè)務(wù)流程,，獲系統(tǒng)管理員授權(quán)后，單位內(nèi)部領(lǐng),、導(dǎo)與相關(guān)科室人員能于各自辦公室查閱檔案,，外來查檔單位既能在閱檔室借助電腦查看電子檔案，也可利用網(wǎng)絡(luò)達(dá)成遠(yuǎn)程閱檔,。該系統(tǒng)投,、入運(yùn)行后，工作效率得以大幅增進(jìn),，工作服務(wù)的水準(zhǔn)與質(zhì)量得到提升,，促使檔案從單純管理邁向信息研究與利用，實(shí)現(xiàn)本質(zhì)性轉(zhuǎn)變。 掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對檔案實(shí)體的保護(hù),，盡量采用對檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化,。天津人事檔案數(shù)字化加工流程

宜對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案進(jìn)行**論證，確保其科學(xué),、規(guī)范,、合理。湖北基建檔案數(shù)字化服務(wù)

    過去想要提高經(jīng)濟(jì)效益,，常常采用粗放型的做法,，單純地靠增加辦公人員數(shù)量、多支出辦公費(fèi)用來應(yīng)對難題,，這么一來，管理成本一個勁兒地往提升,。檔案數(shù)字化以及用數(shù)字化手段管理檔案之后,，情況就大不一樣了。原本以紙質(zhì)作為載體的檔案信息,，變成了機(jī)讀檔案,。一方面，保管費(fèi)用降下來了,，存放檔案所需的占地空間也變小了,；另一方面，查閱檔案變得格外便捷,，不用再像以前那樣反復(fù)印制資料,，由此避免了紙張和人力的浪費(fèi)。在增強(qiáng)檔案原件保護(hù)上,，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化電子檔案后,，檔案在使用時安全性更高了。特別是對于那些歷史久遠(yuǎn)的檔案材料而言,，經(jīng)過檔案數(shù)字化處理,，無疑是給它們加上了一道更好的保護(hù)屏障，能更長久地留存下去,。 湖北基建檔案數(shù)字化服務(wù)