電子文件歸檔系統(tǒng)歷經(jīng)檔案行業(yè)多年業(yè)務(wù)沉淀,，由檔案**與業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)共同開(kāi)發(fā),。它依照用戶實(shí)際需求,，持續(xù)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)與優(yōu)化升級(jí),。既符合GJ相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),，又能滿足用戶數(shù)字檔案管理工作的需要。該系統(tǒng)具有良好擴(kuò)展性與集成特性,。在擴(kuò)展性方面，能根據(jù)不同用戶要求開(kāi)展二次開(kāi)發(fā),，實(shí)現(xiàn)功能的延伸拓展,。系統(tǒng)還能創(chuàng)建多個(gè)數(shù)據(jù)通道,，提供標(biāo)準(zhǔn)接口，可與多種應(yīng)用系統(tǒng)如OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接和集成,。這種擴(kuò)展性與集成性，讓系統(tǒng)能更好地適應(yīng)不同用戶的多樣化需求,，方便用戶在數(shù)字檔案管理工作中,，與其他辦公系統(tǒng)進(jìn)行信息交互,，提升整體工作效率與便利性,。除了檢索功能外，數(shù)字檔案平臺(tái)還可能提供查詢(xún)功能,，如檔案目錄查詢(xún),、檔案編號(hào)查詢(xún)等,。浙江公司數(shù)字檔案館概念

數(shù)字檔案確保管理高效性的措施

1,、推進(jìn)數(shù)字檔案自動(dòng)化管理：利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的自動(dòng)分類(lèi),、組合與檢索，提高管理效率,。引入先進(jìn)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng),，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的電子化,、網(wǎng)絡(luò)化管理。

2,、加強(qiáng)人員培訓(xùn)：定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn),，提高其專(zhuān)業(yè)技能和管理水平,。鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法,，不斷提高自身綜合素質(zhì),。

3,、優(yōu)化數(shù)字檔案利用流程：建立高效的數(shù)字檔案利用系統(tǒng),，支持關(guān)鍵詞,、日期等多種檢索方式,，方便用戶快速找到所需檔案。加強(qiáng)數(shù)字檔案與其他信息系統(tǒng)的集成與共享,，提高信息資源的利用率,。

4,、持續(xù)監(jiān)測(cè)與評(píng)估：定期對(duì)數(shù)字檔案管理效果進(jìn)行監(jiān)測(cè)與評(píng)估,，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問(wèn)題。根據(jù)評(píng)估結(jié)果不斷優(yōu)化管理流程和方法,，提高管理效率和質(zhì)量。 浙江公司數(shù)字檔案館概念檔案安全保障需從管理和技術(shù)雙管齊下,，確保實(shí)體與信息均安全無(wú)虞,。

    檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)留存有詳盡的業(yè)務(wù)記錄，讓工作流程有跡可循,。系統(tǒng)針對(duì)每份業(yè)務(wù)申請(qǐng)單,，都會(huì)生成一套完備的業(yè)務(wù)記錄,，自用戶遞交申請(qǐng)的那一瞬間起,，直至業(yè)務(wù)處理完畢,，將數(shù)字檔案在此期間各個(gè)關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)上,，該申請(qǐng)單的申辦進(jìn)程信息,，事無(wú)巨細(xì)地記錄下來(lái),。如此一來(lái),，不管是業(yè)務(wù)申請(qǐng)人,，還是審批人,，他們所參與的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),，都能依據(jù)這些記錄回溯查看。此外,，系統(tǒng)具備統(tǒng)計(jì),、分析的功能,，能給整體工作的規(guī)劃調(diào)配給予數(shù)據(jù)助力,。它從人員承擔(dān)的工作任務(wù)量,、業(yè)務(wù)申請(qǐng)的頻次,、材料的耗用程度等諸多維度出發(fā)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集,、統(tǒng)計(jì)與剖析,，進(jìn)而為檔案館呈現(xiàn)出各個(gè)時(shí)段工作人員的任務(wù)輕重、各類(lèi)業(yè)務(wù)開(kāi)展的數(shù)量,，以及業(yè)務(wù)操作過(guò)程中物料的消耗詳情,，以精細(xì)的數(shù)據(jù)報(bào)表形式展現(xiàn)。這無(wú)疑給管理者回顧過(guò)往工作,、布局后續(xù)安排提供了有力的數(shù)據(jù)依托,，促使檔案服務(wù)管理工作有序推進(jìn)。

    云展管理系統(tǒng)里的音視頻管理模塊,，它的主要用處是收錄并打理音視頻信息,。用戶借助這個(gè)模塊,，能夠把音視頻上傳上去，還能給它們添加上像時(shí)間,、地點(diǎn),、人物之類(lèi)便于搜索、使用的標(biāo)記信息,，而且常見(jiàn)的音視頻文件格式它都能兼容,。另外，云展管理系統(tǒng)還有編研管理模塊,，這個(gè)模塊是用來(lái)制作專(zhuān)題的,。要是查詢(xún)某一專(zhuān)題的關(guān)鍵字，就能把制作這個(gè)專(zhuān)題要用的數(shù)字檔案材料,，像是圖片,、音視頻、電子書(shū)這些,，統(tǒng)統(tǒng)加到編研列表里,，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)依照材料的時(shí)間順序，逐個(gè)生成專(zhuān)題,。等專(zhuān)題制作好,，放在專(zhuān)題列表中，還能依據(jù)實(shí)際的需求,，把專(zhuān)題發(fā)布到展示端,，讓更多人看到。 數(shù)字檔案有助于保護(hù)紙質(zhì)檔案的原貌,。紙質(zhì)檔案長(zhǎng)時(shí)間保存受潮,、變黃損壞，而數(shù)字檔案則不受這些因素的影響,。

數(shù)字檔案室實(shí)體檔案門(mén)類(lèi)的擴(kuò)展管理應(yīng)能擴(kuò)展管理新增的實(shí)體檔案門(mén)類(lèi),，且具備新增實(shí)體檔案門(mén)類(lèi)的分類(lèi)、編目,、著錄,、檢索、利用,、鑒定,、處置,、統(tǒng)計(jì),、移交、審計(jì),、用戶管理等一系列功能,。分類(lèi)方案的擴(kuò)展管理,，應(yīng)能靈活配置各門(mén)類(lèi)檔案資料分類(lèi)方案，支持對(duì)檔案門(mén)類(lèi),、年度,、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題或保管期限等著錄項(xiàng)值域的擴(kuò)展定義,，尤其是多級(jí)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類(lèi)方案的擴(kuò)展配置,。元數(shù)據(jù)方案的擴(kuò)展管理，應(yīng)能適度擴(kuò)展設(shè)置電子檔案管理所需的元數(shù)據(jù)元素,；應(yīng)能根據(jù)同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求,，配置生成基于可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言（XML格式）的電子檔案及其元數(shù)據(jù)移交數(shù)據(jù)包。數(shù)字化存儲(chǔ)避免了紙質(zhì)檔案的物理?yè)p耗,，確保檔案長(zhǎng)期可讀可用,，例如通過(guò)格式遷移技術(shù)適應(yīng)未來(lái)技術(shù)發(fā)展。天津事業(yè)單位數(shù)字檔案

分類(lèi)檢索則按照檔案的類(lèi)別或主題進(jìn)行分類(lèi)展示,，用戶可以通過(guò)瀏覽分類(lèi)目錄找到所需的檔案,。浙江公司數(shù)字檔案館概念

檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)

背景

高校檔案館作為對(duì)外辦理學(xué)生、教職工等群體檔案業(yè)務(wù)的窗口,，每年都會(huì)為大量的畢業(yè)生,、教職工、在校生,、用人單位等個(gè)人或機(jī)構(gòu)提供檔案業(yè)務(wù)辦理服務(wù),。在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)人工業(yè)務(wù)辦理模式弊端頻現(xiàn),。一方面對(duì)于業(yè)務(wù)申請(qǐng)人來(lái)說(shuō)往往辦理某個(gè)業(yè)務(wù)需要不斷的往返高校檔案館,，線下溝通成本太大；另一方面對(duì)于檔案館業(yè)務(wù)辦理者而言,，日常業(yè)務(wù)量大,，產(chǎn)生的業(yè)務(wù)記錄繁多，傳統(tǒng)手工電話,、登記模式辦理效率太低,，此外業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也不易管理和統(tǒng)計(jì)。因此建立一個(gè)能夠通過(guò)遠(yuǎn)程線上業(yè)務(wù)申請(qǐng),、審批,、辦理的一站式檔案業(yè)務(wù)服務(wù)平臺(tái)對(duì)高校檔案館來(lái)說(shuō)尤為重要。 浙江公司數(shù)字檔案館概念