一,、儲(chǔ)備紙質(zhì)檔案的正確方法環(huán)境條件溫濕度控制：溫度范圍控制在518℃,，相對(duì)濕度維持在50%60%之間，有條件的可配備恒溫恒濕空氣調(diào)節(jié)器,。若條件有限,，也可以采用室內(nèi)自然通風(fēng)與放置無(wú)水氯化鈣、硅膠,、石灰等簡(jiǎn)易吸濕材料相結(jié)合的措施,。光照控制：應(yīng)安裝百葉窗或厚窗簾,，避免陽(yáng)光直射,。照明度應(yīng)嚴(yán)格控制，一般維持在30~50Lux為宜,，可使用白熾燈并安裝防護(hù)玻璃罩或涂紫外吸收劑,。衛(wèi)生防疫防塵措施：檔案室的墻壁和地面應(yīng)選擇堅(jiān)硬光滑的材料，以便于清潔,。進(jìn)入檔案室的人員需更換工作服并經(jīng)過(guò)強(qiáng)風(fēng)吹塵,，防止灰塵帶入。二,、需要預(yù)防的風(fēng)險(xiǎn)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)高溫,、高濕或低濕、強(qiáng)光照等環(huán)境條件都可能對(duì)紙質(zhì)檔案造成損害，如字跡褪色,、紙張變形等,。因此，必須嚴(yán)格控制檔案室的溫濕度和光照條件,。管理風(fēng)險(xiǎn)檔案管理人員的不當(dāng)操作,，如頻繁翻動(dòng)檔案、不及時(shí)清理灰塵等,，都可能對(duì)檔案造成損害,。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理,，確保他們熟悉檔案的保護(hù)方法并嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定,。應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長(zhǎng)度,、字段類型,、字段內(nèi)容要求等。人事檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作

    數(shù)字檔案室對(duì)于專,、業(yè)類電子文件的歸檔,，有著明確的基本要求。在單位履行主要職能時(shí)所產(chǎn)生的檔案數(shù)字化專,、業(yè)類電子文件,，都需要進(jìn)行收集和歸檔，這里面涵蓋了檔案局公布的首批,、第二批專,、業(yè)檔案基本目錄中的內(nèi)容，且范圍不止于此,。對(duì)于各類專,、業(yè)類電子文件的整理、鑒定以及編目工作,，要參照對(duì)應(yīng)的管理辦法來(lái)操作,。比如那些以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的專、業(yè)類電子文件,，像人口,、環(huán)境、農(nóng)業(yè)等各類普查數(shù)據(jù),，既可以用XML等跨平臺(tái)通用格式來(lái)收集和歸檔,，也能夠直接以原數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行歸檔，同時(shí),，要一并歸檔一套完整的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)文檔,。而以電子文檔形式存在的專,、業(yè)類電子文件，在管理方面,，可以參考文書(shū)類電子檔案的各項(xiàng)要求去執(zhí)行,。 北京城建檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范設(shè)備管理制度主要對(duì)數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進(jìn)行規(guī)范。

檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)

產(chǎn)品介紹

檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)是根據(jù)高校檔案館實(shí)際業(yè)務(wù)需求開(kāi)發(fā)而成的一站式檔案業(yè)務(wù)線上辦理平臺(tái),。平臺(tái)為廣大畢業(yè)生,、用人單位、教職工等群體提供檔案業(yè)務(wù)辦理通道,，互聯(lián)網(wǎng)用戶可通過(guò)該平臺(tái)在線申請(qǐng)業(yè)務(wù)辦理,，將需求通過(guò)平臺(tái)反饋給檔案館，檔案館可直接在線辦理業(yè)務(wù),。系統(tǒng)提供多種業(yè)務(wù)辦理入口,，如：成績(jī)翻譯、學(xué)歷學(xué)位證明,、檔案轉(zhuǎn)遞辦理等多種業(yè)務(wù)類型,；提供在線辦理、寄送辦理,、預(yù)約現(xiàn)場(chǎng)辦理等多種辦理方式,。極大的提高了檔案館業(yè)務(wù)辦理效率，減少了人員線下溝通成本,。同時(shí)在各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理,、統(tǒng)計(jì)分析等方面也為檔案館管理人員提供了詳細(xì)的業(yè)務(wù)記錄，便于管理者進(jìn)行工作統(tǒng)籌和任務(wù)追溯,。

    在數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)程中,，一方面要開(kāi)發(fā)或選用理想的應(yīng)用系統(tǒng)，使其具備完善功能,、可靠安全,、性能與易用特性，進(jìn)而達(dá)成檔案數(shù)字化,，推動(dòng)檔案管理各環(huán)節(jié)走向自動(dòng)化,、網(wǎng)絡(luò)化。另一方面,，依據(jù)建設(shè)要求,，***優(yōu)化檔案工作流程,，精細(xì)界定文件材料,、聲像電子文件的歸檔范圍與保管期限，同時(shí)構(gòu)建涵蓋電子檔案管理,、利用,、安保,、應(yīng)急處置的規(guī)章制度體系，明晰各方要求與權(quán)限,，確保數(shù)字檔案資源管理井然有序,，助力數(shù)字檔案室平穩(wěn)運(yùn)行。此外,，人才是關(guān)鍵支撐,，應(yīng)加大建設(shè)力度，借助培訓(xùn)提升內(nèi)部人員素養(yǎng),，或引進(jìn)外部人才,，為數(shù)字檔案室儲(chǔ)備既懂信息技術(shù)，又擅長(zhǎng)信息資源管理,、知識(shí)管理的復(fù)合型人才,。分享在數(shù)字檔案室建設(shè)中，如何確保系統(tǒng)的安全可靠,？怎樣確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理,？有哪些適合數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)？,。 應(yīng)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作組織,，對(duì)數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施,。

    數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)創(chuàng)新變革,，它能對(duì)檔案及檔案材料的收集、鑒別,、整理,、保管、轉(zhuǎn)遞,、統(tǒng)計(jì),、查閱等日常事務(wù)，施行檔案數(shù)字化管控,。憑借組,、織系統(tǒng)專網(wǎng)，還可達(dá)成檔案的網(wǎng)上瀏覽與遠(yuǎn)程查借閱功能,。依據(jù)檔案業(yè)務(wù)流程,，獲系統(tǒng)管理員授權(quán)后，單位內(nèi)部領(lǐng),、導(dǎo)與相關(guān)科室人員能于各自辦公室查閱檔案,，外來(lái)查檔單位既能在閱檔室借助電腦查看電子檔案，也可利用網(wǎng)絡(luò)達(dá)成遠(yuǎn)程閱檔,。該系統(tǒng)投,、入運(yùn)行后,，工作效率得以大幅增進(jìn)，工作服務(wù)的水準(zhǔn)與質(zhì)量得到提升,，促使檔案從單純管理邁向信息研究與利用,，實(shí)現(xiàn)本質(zhì)性轉(zhuǎn)變。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律,，真實(shí)反映檔案內(nèi)容,，很大程度地展現(xiàn)檔案原貌。人事檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作

數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系,，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用,。人事檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作

    檔案數(shù)字化服務(wù)有一系列嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范。依據(jù)GJ標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》來(lái)操作,，掃描環(huán)節(jié)遵循“很大程度還原檔案本來(lái)面貌”的準(zhǔn)則,，絕不能給檔案原件帶來(lái)絲毫損傷，要讓掃描生成的圖像如同原件一般干凈,、明晰,。在管理層面，得嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,，把責(zé)任界定清晰,，將安全保密管理與質(zhì)量管理的相關(guān)機(jī)制實(shí)實(shí)在在落地，護(hù)衛(wèi)檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全,。而且,，各個(gè)工作步驟都要契合質(zhì)量規(guī)定，為此構(gòu)建完整,、正規(guī)的工作記錄很有必要,。具體事務(wù)包含數(shù)字化前處理、目錄著錄,、檔案掃描,、圖像處理、文件存儲(chǔ)與備份,、文件目錄與全文的掛鉤,、質(zhì)量自查、檔案裝訂等,。重點(diǎn)要保證掃描圖像品質(zhì)可靠,、掛鉤精細(xì)無(wú)誤，從檔案到檔案信息都萬(wàn)無(wú)一失,，以此守護(hù)珍貴的檔案資源,。人事檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作