樣板檔案室構(gòu)建是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，涵蓋檔案管理制度的搭建、數(shù)字檔案資源的積累,、基礎(chǔ)設(shè)施的打造以及應(yīng)用系統(tǒng)的創(chuàng)立,，這需要單位里的檔案科室、信息化科室,、業(yè)務(wù)科室以及保密科室攜手參與落實(shí)。一方面，要做到單位實(shí)體檔案管理的規(guī)范化,，也就是制定規(guī)章制度，劃定實(shí)體檔案分類,、明確歸檔范疇與保管時(shí)長(zhǎng),，規(guī)定各類檔案對(duì)應(yīng)的責(zé)任人、審批人,，為檔案基礎(chǔ)資源的累積筑牢根基,；另一方面，得完成現(xiàn)存實(shí)體檔案的收集,、統(tǒng)一整理以及檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化,；此外，還要達(dá)成新增檔案的網(wǎng)上立卷流程,、借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）實(shí)現(xiàn)在線歸檔,、網(wǎng)上審核、歸檔入庫(kù),、后續(xù)管理以及查詢利用,，達(dá)成紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔的雙套制模式,，以此推動(dòng)樣板檔案室穩(wěn)步建成。 合格數(shù)據(jù)需依數(shù)字化工作方案及時(shí)移交,，并完成相應(yīng)的交接手續(xù),。重慶高校數(shù)字檔案

    數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)宛如一位智能管家，打理電子文件事務(wù),。它具備多元接收采集模式,，在線離線隨心切換，自動(dòng),、半自動(dòng)靈活運(yùn)用,，精細(xì)捕獲不同環(huán)境產(chǎn)出且整理完畢的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)。系統(tǒng)還會(huì)細(xì)致登記歸檔電子文件,，借助計(jì)算機(jī)文件名,、元數(shù)據(jù)等關(guān)鍵“紐帶”，搭建起二者穩(wěn)固關(guān)聯(lián),，讓檔案查詢,、調(diào)用有跡可循。聚焦文書類電子文件,，接收采集盡顯,。辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的文書類電子文件及其元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別,、接收并登記在冊(cè),。同時(shí)，各職能部門散落的非公文類電子文件也難逃它的“法眼”,，統(tǒng)統(tǒng)被采集而來(lái),，按類有序存放電子文件及其組件，保證同一事由的往來(lái)文件完整無(wú)缺,、相互呼應(yīng),，為后續(xù)檔案利用夯實(shí)基礎(chǔ)，極大提升檔案管理效能,。 上海數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容包括文書檔案：包含黨群,、行政部門的文件，各職能部門的各種綜合管理材料等,，反映黨務(wù),、行政管理等活動(dòng)的檔案。

數(shù)字檔案室的文書類電子檔案的收集,、整理,、鑒定等，應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）等要求,。此外,，在辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成并歸檔保存的電子公文,，其質(zhì)量還需滿足完整性要求、版面格式要求,、文件格式要求,、元數(shù)據(jù)捕獲要求、封裝要求,。完整性要求是對(duì)于同一事由的往來(lái)電子公文齊全,、完整，電子公文的組件——正本,、定稿,、公文處理單,、集中記錄修改過(guò)程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全,、完整；紅頭,、電子印章齊全,、完整；文件標(biāo)題,、文號(hào),、主送機(jī)關(guān)、正文,、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期六個(gè)要素齊全,、完整。

檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)

背景

高校檔案館作為對(duì)外辦理學(xué)生,、教職工等群體檔案業(yè)務(wù)的窗口,，每年都會(huì)為大量的畢業(yè)生、教職工,、在校生,、用人單位等個(gè)人或機(jī)構(gòu)提供檔案業(yè)務(wù)辦理服務(wù)。在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的時(shí)代,，傳統(tǒng)人工業(yè)務(wù)辦理模式弊端頻現(xiàn),。一方面對(duì)于業(yè)務(wù)申請(qǐng)人來(lái)說(shuō)往往辦理某個(gè)業(yè)務(wù)需要不斷的往返高校檔案館，線下溝通成本太大,；另一方面對(duì)于檔案館業(yè)務(wù)辦理者而言,，日常業(yè)務(wù)量大，產(chǎn)生的業(yè)務(wù)記錄繁多,，傳統(tǒng)手工電話,、登記模式辦理效率太低，此外業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也不易管理和統(tǒng)計(jì),。因此建立一個(gè)能夠通過(guò)遠(yuǎn)程線上業(yè)務(wù)申請(qǐng),、審批,、辦理的一站式檔案業(yè)務(wù)服務(wù)平臺(tái)對(duì)高校檔案館來(lái)說(shuō)尤為重要。 數(shù)字檔案,，就是把紙質(zhì)檔案的內(nèi)容通過(guò)掃描,、拍照等方式轉(zhuǎn)換成電子文件，存儲(chǔ)在電腦里或者專門服務(wù)器內(nèi),。

數(shù)字檔案室的終端及輔助設(shè)備應(yīng)結(jié)合工作需要,，為數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)配備專屬終端計(jì)算機(jī)、掃描儀,、數(shù)碼照相機(jī),、打印機(jī)等終端設(shè)備，以及恒溫恒濕防磁柜,、刻錄機(jī),、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等輔助設(shè)備。數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源,，為電子檔案的真實(shí),、完整、可用和安全提供首要保障,，并達(dá)到靈活擴(kuò)展,、簡(jiǎn)單易用的基本要求。數(shù)字檔案室的檔案利用應(yīng)支持用戶在權(quán)限許可范圍內(nèi)在線查看,、打印目錄數(shù)據(jù)或原文,，如有必要，應(yīng)能限制用戶對(duì)電子檔案或傳統(tǒng)載體數(shù)字副本組件或具體頁(yè)面的可閱讀范圍,；應(yīng)能對(duì)數(shù)字檔案資源的下載進(jìn)行審批,、添加數(shù)字水印和授權(quán)閱讀時(shí)間等，應(yīng)支持實(shí)體檔案借閱的申請(qǐng),、審批,、登記、歸還等,。檔案編研應(yīng)支持用戶開(kāi)展檔案編研工作,，授權(quán)用戶能建立編研計(jì)劃、分配工作任務(wù),、建立編研素材庫(kù),、復(fù)制粘貼數(shù)字檔案內(nèi)容信息、審核編研文稿,、發(fā)布或下載編研成果等,。數(shù)字檔案室的終端及輔助設(shè)備應(yīng)結(jié)合工作需要，為數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)配備專屬終端計(jì)算機(jī),、掃描儀,、數(shù)碼照相機(jī),、打印機(jī)等終端設(shè)備，以及恒溫恒濕防磁柜,、刻錄機(jī),、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等輔助設(shè)備。數(shù)字化存儲(chǔ)避免了紙質(zhì)檔案因火災(zāi),、蟲害等造成的損失,，同時(shí)通過(guò)異地備份和權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)安全,。河北公司數(shù)字檔案室建設(shè)指南

豐富的館藏資源是提升服務(wù)能力的基礎(chǔ),，能支持開(kāi)展多樣服務(wù)，增強(qiáng)服務(wù)能力,。重慶高校數(shù)字檔案

電子文件歸檔系統(tǒng)具有收發(fā)日志功能,。數(shù)據(jù)記錄，實(shí)時(shí)記錄業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收發(fā)信息,，對(duì)數(shù)據(jù)ID,、轉(zhuǎn)換狀態(tài),、數(shù)據(jù)來(lái)源,、接收時(shí)間作記錄，并用報(bào)表的形式進(jìn)行直觀的展現(xiàn),。數(shù)據(jù)檢索,，電子文件歸檔系統(tǒng)支持?jǐn)?shù)字檔案數(shù)據(jù)檢索功能，數(shù)據(jù)檢索支持在數(shù)據(jù)條目中根據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)狀態(tài),、來(lái)源,、ID進(jìn)行檢索，從而準(zhǔn)確找到對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù),。詳情查看,，系統(tǒng)支持查看接收時(shí)數(shù)據(jù)詳情和轉(zhuǎn)換后數(shù)據(jù)詳情，可方便的查看相應(yīng)的代碼內(nèi)容,。電子文件歸檔系統(tǒng)還具有在線修改功能,。重慶高校數(shù)字檔案